Arbeitstechniken in der Apotheke

Arbeitstechniken in der Apotheke 

von Birgit Saalmüller

Jeder weiß aus eigener Erfahrung, dass zwei Menschen in derselben Arbeitszeit unterschiedlich viel erledigen können. Denn wer über ein gutes Zeit- und Selbstmanagement verfügt, kann seinen Arbeitsablauf grundsätzlich besser gestalten. 

Während ihrer Ausbildung lernen PTA, sehr exakt zu arbeiten. Daher streben viele in der Apotheke immer und überall nach Perfektion. Diese ist jedoch oft gar nicht erreichbar und auch nicht notwendig. Außerdem ist Perfektion relativ. Ob beispielsweise ein Beratungsgespräch gut war, hängt vom Vergleichsmaßstab und von der Zielsetzung ab. Entscheidend ist dabei vor allem eines: die Zufriedenheit des Kunden beziehungsweise das Ergebnis. Folgende Überlegungen helfen, die eigene Energie konsequent auf wichtige Dinge zu konzentrieren:

• Prioritäten setzen: Was sind die wichtigen Aufgaben? 
• Energie einteilen und auf wichtige Aufgaben konzentrieren
• Zuerst einen Überblick über die Aufgabe verschaffen, eine Planung erstellen, dann loslegen
• Vor allem bei umfangreichen Aufgaben immer wieder einen Überblick verschaffen und Tätigkeiten einordnen 
• Hohe Ansprüche an sich stellen, aber nur dort, wo es wichtig ist
• Auf die eigenen Stärken konzentrieren
• Aus Fehlern lernen

Die meisten PTA neigen dazu, alle Tätigkeiten mit dem gleichen Anspruch auszuführen. Damit verschwenden sie jedoch in vielen Fällen Zeit und Energie. Routinearbeiten könnten sie oft schneller und mit weniger Aufwand erledigen. Deshalb ist es sinnvoll, immer wieder zu überprüfen, ob der Aufwand im angemessenen Verhältnis zum Ergebnis steht.

Menschen, die ihre Aufgaben immer sofort beginnen, wirken oft sehr dynamisch. Doch tatsächlich ist dieses Vorgehen in vielen Fällen uneffektiv. Wer eine Aufgabe plant und systematisch vorbereitet, arbeitet im Endeffekt trotz der Vorlaufzeit meist schneller und auch im Ergebnis besser. Zeitmanager raten dazu, sich vor jeder neuen Aufgabe folgende Fragen zu stellen:

• Was ist Sinn und Zweck der Aufgabe?
• Welches Ziel soll erreicht werden?
• Welche Priorität hat diese Aufgabe?
• Wann muss die Aufgabe erledigt sein?
• Wann muss ich beginnen, und welche Einzelschritte sind notwendig?
• Welche Arbeits- oder Hilfsmittel brauche ich dafür?
• Wer kann mich dabei unterstützen?
• Sind Zwischentermine sinnvoll?
• Wie integriere ich diese Aufgabe in meinen Tagesablauf?

Tagespläne erstellen

Sinnvoll sind auch Checklisten, in denen jede Aufgabe notiert wird – auch die täglichen Routinearbeiten. Wer jeden Morgen zu Beginn eines Arbeitstages einen Tagesplan erstellt, verschafft sich einen Überblick über die einzelnen Aufgaben. Ungeübte sollten mit der Planung einzelner Tage anfangen. Mit fortschreitender Erfahrung können in den Tages- oder Wochenplaner auch längerfristige und aktuelle Aufgaben fest integriert werden. Dabei bezieht ein realistischer Tagesplan auch Störungen ein. Die meisten Menschen schätzen ihre verfügbare Zeit zu optimistisch ein und vergessen dabei, dass sich kein Tag bis ins letzte Detail planen lässt. Die A-L-P-E-N-Methode ist dafür ein nützliches Hilfsmittel. Die einzelnen Buchstaben stehen für:

• A: Aufgaben und Termine aufschreiben
• L: notwendige Zeitdauer einschätzen
• P: Pufferzeit reservieren
• E: nach Wichtigkeit entscheiden 
• N: Nachkontrolle, Unerledigtes auf den nächsten Tag übertragen

Damit auch alle anderen Mitarbeiter im Team den Tagesplan kennen, muss der Chef dafür sorgen, dass die Informationen fließen. Nur so kann effektives Arbeiten im Team funktionieren. Wenn wichtige Informationen weitergegeben werden müssen, sind schriftliche Notizzettel extrem hilfreich. Dabei helfen W-Fragen, nichts Wichtiges zu vergessen (Tipps für die Notiz siehe Kasten).

Wen
betrifft die Info?

Wer
hat angerufen, 
war in der Apotheke, 
braucht ein bestimmtes Arzneimittel? 
Zum »Wer« gehört je nach Situation neben dem Namen und der Telefonnummer auch die Firma und die Funktion. 

Was
war der Inhalt des Gesprächs,
ist geschehen,
wurde bestellt,
soll erledigt werden?

Wie
soll etwas geschehen,
erledigt, besorgt werden?

Warum
wurde darum gebeten,
ist das notwendig oder sinnvoll?

Wann / bis wann
ist der Termin,
soll etwas erledigt, besorgt sein?

Unterschrift oder Namenskürzel unter die Info setzen

Fächer oder schwarzes Brett

Um Informationen in der Apotheke auszutauschen, kann das Team zum Beispiel persönliche Fächer für jeden einzelnen Mitarbeiter einrichten oder die Notizzettel an ein schwarzes Brett heften. Das schwarze Brett fördert auch die Kommunikation im Team: Beim Lesen der Notizen kommen die Kolleginnen regelmäßig ins Gespräch und tauschen »ganz nebenbei« wichtige Informationen aus.

Und noch ein Tipp: Wenn eine Kollegin, während man selbst arbeitet, einen kleinen Plausch halten möchte, braucht man seine Arbeit deshalb nicht zu unterbrechen. Man kann konsequent weiterarbeiten. Ist dagegen die Arbeit recht kompliziert und verlangt volle Konzentration, beispielsweise eine schwierige Rezeptur, sollte man freundlich aber bestimmt um Verständnis bitten, zum Beispiel so: »Tut mir leid, wenn ich jetzt keine Zeit habe, aber das was ich gerade mache, muss heute fertig werden« oder: »Können wir uns später, vielleicht in der Pause unterhalten? Ich bin jetzt unter Zeitdruck.«

E-Mail-Adresse der Verfasserin:
dialog(at)apothekenzukunft.de 

• Außerdem in dieser Ausgabe...