Ein Feeling für Trends |
 |
05.06.2014 13:04 Uhr |
Von Maria Pues / Der Wareneinkauf gehört in der Apotheke zwar traditionell nicht zu den Aufgaben einer PTA, kann für sie aber ein spannendes zusätzliches Arbeitsgebiet darstellen. PTA-Forum hat eine PTA, die gleichzeitig Pharmazie-Ökonomin ist, dazu befragt.
Apotheken waren in den vergangenen Jahren mit zahlreichen Veränderungen konfrontiert. Diese haben nicht zuletzt im Arbeitsalltag Abläufe und Zuständigkeiten verändert. Zudem finden nicht alle Apotheken das Personal, das sie suchen: gute Chancen für Mitarbeiter, die sich für verschiedene Bereiche interessieren und qualifizieren. Heute gibt es auch für PTA und Apotheker viele Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten auf kaufmännischem Gebiet. Der Einkauf stellt für viele PTA mehr denn je eine interessante Herausforderung dar, denn nicht nur der Preis entscheidet darüber, welche Arzneimittel in welchen Mengen bei welchem Anbieter bestellt werden sollen.
Nicht nur der Preis entscheidet
Also weiter beim Großhandel bestellen oder doch lieber direkt beim Hersteller? Diese Frage stellen sich Apothekenmitarbeiter spätestens dann, wenn sie jeden Tag dasselbe Produkt aus der Großhandelskiste fischen. Oft ist es nicht leicht, die Vor- und Nachteile der jeweiligen Bezugsmöglichkeiten gegeneinander abzuwägen. Meist ist der Preis bei Direktbestellung günstiger – zumindest auf den ersten Blick. Aber man geht dabei möglicherweise das Risiko ein, »sein Geld ins Regal zu legen«, wenn die Rechnung für einen größeren Posten umgehend bezahlt werden muss und die Arzneimittel erst später abverkauft werden. Neben dem Einkaufspreis kann man also auch über das »Zahlungsziel«, den Zeitpunkt, an dem die Rechnung zu begleichen ist, verhandeln. Und wenn man sich in den Vorlieben der Kunden verschätzt hat? Auch kulante Retourenregelungen können die Entscheidung »Großhandel oder Hersteller« beeinflussen.
Auch ob ein Anbieter neben einem guten Preis weitere Maßnahmen wie die Unterstützung von Apothekenaktionen anbietet, könne eine Rolle spielen, erklärt PTA und Pharmazie-Ökonomin Andrea Herbert. Sie arbeitet in einer großen Innenstadtapotheke in Frankfurt am Main. Als sie – noch ganz PTA und gar nicht Einkäuferin – diese Aufgabe von einer schwangeren Kollegin übernommen hat, sei sie »ins kalte Wasser geworfen« worden, erzählt sie im Gespräch mit PTA-Forum. Aber sie habe schnell Freude an der neuen Aufgabe gefunden, die weit mehr umfasst als den reinen Bestellvorgang.
Sachliches Naturell und selbstbewusstes Auftreten
Bald wollte sich Herbert weitere Kenntnisse aneignen. Daher hat sie zunächst einen halbjährigen Fernkurs absolviert, der mit der Prüfung zur Chefeinkäuferin Apotheke abschließt. Darauf folgte ein Studium zur Pharmazie-Ökonomin (FH) an der Fachhochschule Schmalkalden. Nicht jeder benötige aber ein Studium, sagt sie.
PTA-Forum wollte wissen, welche Eigenschaften und Kenntnisse eine gute Einkäuferin auszeichnen. »Ein sachliches Naturell und ein gesundes Selbstbewusstsein sind gute Voraussetzungen, um im Einkauf erfolgreich zu sein«, erläutert Andrea Herbert. Wer eher schüchtern ist, werde auf einer solchen Position vermutlich weniger glücklich und sich möglicherweise schnell überfordert fühlen, wenn zu den Aufgaben auch die Verhandlungen mit den Außendienstmitarbeitern der Herstellerfirmen gehören. Dass sie selbst als weibliche PTA und Nicht-Chefin bei älteren männlichen Verhandlungspartnern nicht ernst genommen worden sei, sei zwar »anfangs mal vorgekommen, aber eine echte Ausnahme gewesen«, berichtet sie rückblickend. Insgesamt habe auch der Anteil junger weiblicher Außendienstmitarbeiter in den letzten Jahren zugenommen.
»Als Pharmazie-Ökonomin kann ich meine pharmazeutischen Fachkenntnisse mit kaufmännischen Aspekten verbinden.«
Andrea Herbert
Und natürlich sollte man keine Abneigung gegen Zahlen haben, ergänzt sie. Ganz egal, ob man für den kompletten OTC-Einkauf einer großen Apotheke verantwortlich ist, nur für einen bestimmten Bereich oder ob man in einer kleinen Apotheke arbeitet: Stets gilt es zu prüfen, ob ein verlockendes Angebot auch ein wirklich gutes Angebot ist. Mit bestimmten Grundbegriffen muss man daher sicher umgehen können, um beim Gesprächspartner auch kompetent zu wirken. Ob ein Angebot wirklich gut ist oder nur so aussieht, könne man aber mit der Zeit immer schneller beurteilen, weiß sie aus Erfahrung. Und man entwickelt ein Gespür dafür, ob man nicht doch ein wenig mehr aus einer Verhandlung herausholen kann. Sie selbst sieht die Verhandlungen mit Außendienstmitarbeitern gerne als »sportliche Herausforderung« – Ehrgeiz schadet nicht, Fairness aber auch nicht.
Bestände, Abverkäufe und Angebote prüfen
PTA im Einkauf müssen nicht befürchten, tagelang nicht mehr mit Kunden zu sprechen. Den größten Teil ihrer Zeit nehmen auch bei Herbert Arbeiten ein, die auch die meisten anderen PTA in einer Apotheke ausführen. Zu bestimmten Zeiten gehört sie aber ganz dem Einkauf. Dann prüft sie Bestände, Abverkäufe und Angebote und steht für andere Aufgaben nicht zur Verfügung. Das sei auch mit den Kollegen so besprochen, berichtet sie. Die Gespräche mit Kunden und Patienten seien auch für den Einkauf wichtig, denn so wisse sie stets aus erster Hand, was aktuell gefragt ist. »Als Pharmazie-Ökonomin kann ich meine pharmazeutischen Fachkenntnisse mit kaufmännischen Aspekten verbinden«, sagt sie. »Das macht die Arbeit so interessant.«
Und die PKA in der Apotheke? Jagt Andrea Herbert als PTA nicht in fremden Revieren? Ist niemand eifersüchtig? Wenn die Kompetenzen und Zuständigkeiten klar geregelt sind, gebe es – wie bei ihnen – keine Probleme, sagt sie. Schließlich gibt es ja sehr viel mehr zu bestellen als OTC-Direktartikel. Die Aufgaben eindeutig zu verteilen, ist aber noch aus einem anderen Grund wichtig: Denn natürlich bestimmt nicht nur die Nachfrage darüber, was Herbert in welchen Mengen einkauft, sondern auch das Apothekenteam. Das Team bespricht, welche Arzneimittel in die engere Wahl für einen Direkteinkauf kommen. Dabei gilt es manchmal, im Sommer schon zu ahnen, was im Winter benötigt wird und welche Vorlieben bei Patienten und Kunden sich abzeichnen. »Man braucht im Einkauf ein Feeling für Trends«, sagt sie.
Wer sich für den Bereich Einkauf in der Apotheke interessiert, muss aber nicht gleich monatelange Kurse belegen oder ein Fernstudium absolvieren. Für den Einstieg eignen sich Tagesseminare, die auch manche Landesapothekerverbände anbieten. Damit hat die PTA ein gutes erstes Rüstzeug, um beurteilen zu können, ob im Einkauf der Apotheke »alles im grünen Bereich« ist, wo sich Vorschläge für Verbesserungen anbringen lassen und natürlich, ob diese Aufgabe überhaupt Spaß macht. Ob man dies dann wie Andrea Herbert ausbauen möchte, hängt neben dem eigenen Einsatzwillen nicht zuletzt auch mit den Erfordernissen der Apotheke ab, in der man arbeitet. Denn mit den Kosten für Fort- und Weiterbildung ist es ähnlich wie beim Wareneinsatz: Sie möchten sich rechnen.
Verschiedene Wege zum kaufmännischen Wissen
Und für alle, die jetzt neugierig geworden sind: Der Fernkurs »Chefeinkäufer Apotheke« startet jeweils im Mai und im November und dauert sechs Monate. Er richtet sich an PKA, PTA und Apotheker und kostet knapp 600 Euro. Angeboten wird er vom Apotheken Management-Institut (www.apothekenzukunft.de). Das Weiterbildungsstudium Pharmazieökonom (FH) ist ein Angebot, das sich vor allem an PTA und Pharmazieingenieure richtet. Das Fernstudium, das zum Beispiel von der Fachhochschule Schmalkalden (Thüringen) unter anderem in Kooperation dem Bundesverband PTA angeboten wird (www.fh-schmalkalden.de/pharmazieoekonom), dauert zwei Semester und kostet knapp 2000 Euro. Zum Fernstudium kommen hier Präsenzseminare. Nächster Studienstart ist das kommende Wintersemester, Bewerbungsschluss ist der 31. 7. 2014. /
