Ab in den Urlaub

Von Andreas Nagel / Wie in allen Betrieben beginnt auch in den Apotheken bald die Urlaubszeit. Vor Urlaubsbeginn müssen viele Mitarbeiter klären, wer ihre Aufgaben während ihrer Abwesenheit übernimmt. Mit der richtigen Vorgehensweise können Sie sicherstellen, dass während Ihres Urlaubs nichts anbrennt.

Mit einer guten Urlaubsvorbereitung vermeiden Sie, dass sich während Ihres Urlaubs viele unerledigte Aufgaben ansammeln, die Sie am ersten Arbeitstag nach den Ferien abarbeiten müssen. Zugleich können Sie dafür sorgen, dass die zusätzliche Arbeitsbelastung für Ihre Kollegen möglichst gering ist. Da die Kollegen Ihre Aufgaben während der Urlaubszeit übernehmen müssen, können sich bei schlechter Vorbereitung schnell erhebliche Zusatzbelastungen ergeben.

Versuchen Sie zunächst, alle laufenden oder begonnenen Arbeiten vor Urlaubs­beginn abzuschließen. So vermeiden Sie, dass sich ein anderer Mitarbeiter während Ihrer Abwesenheit in einen unbekannten Sachverhalt einarbeiten muss. Erstellen Sie dann eine Liste mit allen Aufgaben, die Sie vor Ihrem Urlaub­ nicht mehr erledigen können. Notieren Sie außerdem alle wieder­kehrenden Routinetätigkeiten, die täglich oder wöchentlich erledigt werden müssen. Überlegen Sie dann, wer diese Aufgaben übernehmen könnte. Klären Sie bereits einige Tage vor Urlaubs­beginn im Gespräch mit dem Chef und Kollegen­, welche Regelungen für Ihre Urlaubszeit erforderlich sind und besprechen Sie alle Fragen zu Ihrer Abwesenheit. Bis zum Urlaubsbeginn bleibt dann noch genügend Zeit, um die erforderlichen Maßnahmen umzusetzen und offene Fragen zu klären.

Nutzen Sie Ihre Abwesenheit aber niemals dazu, eine Kollegin un­angenehme Aufgaben erledigen zu lassen, die Sie selbst schon einige Zeit vor sich hergeschoben haben oder die Sie eigentlich vor Ihrem Urlaub noch hätten­ erledigen können. Das spricht nicht für Teamgeist und führt vermutlich zur Verärgerung der betreffenden Kollegin. Früher oder später kommen Sie vielleicht selbst in die Situation, für genau diese Kollegin die Urlaubsver­tretung zu übernehmen. In diesem Fall würden Sie sich auch wünschen, dass nicht absichtlich unangenehme Auf­gaben oder Arbeitsrückstände bei Ihnen­ »abgeladen« werden.

Übergabe an Vertretung

Vor Ihrer Abreise muss Ihre Urlaubs­vertretung natürlich alle relevanten Informationen erhalten. Das kann entweder in einem persönlichen Gespräch erfolgen oder durch eine Liste mit allen zu erledigenden Aufgaben. Beschreiben Sie die Aufgaben und Abläufe so genau wie möglich und notieren Sie alle dazugehörigen Termine. Besprechen Sie die Aufgabenliste dann mit Ihrem Vertreter. Vermerken oder zeigen­ Sie bei Bedarf, wo erforderliche In­formationen zu finden sind und legen Sie alle Unterlagen so ab, dass Ihr Vertreter schnell darauf zugreifen kann.

Legen Sie auch die Entscheidungsbefugnisse Ihrer Vertretung fest. Gibt es Grenzen, die die Kollegin nicht überschreiten darf? Stimmen Sie ab, wie weit ihre Kompetenzen gehen und was zu tun ist, wenn der Handlungs­spielraum ausgeschöpft ist. Bitten Sie Ihre Vertretung auch, zu notieren, was während Ihres Urlaubs erledigt oder veranlasst wurde. So können Sie sich am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub schnell und umfassend in­formieren.

Ansprechpartner nennen

Sollte es trotz Vorbereitung zu Fragen­ oder Problemen kommen, hilft eine Liste mit Ansprechpartnern, an die sich die Kollegen bei Schwierigkeiten wenden können (zum Beispiel der Adminis­trator des Servers, die Hotline des Abrechnungszentrums oder die Störungshotline für den Kommissionierer). Wenn Sie wirklich alle Eventuali­täten abdecken wollen, können Sie abschließend­ noch überlegen, was passieren­ soll, wenn Ihr Vertreter während Ihres Urlaubs durch Krankheit oder Unfall unerwartet ausfällt. Wer kann dann notfalls noch einspringen?

Wenn Sie in der Apotheke eine eigene Telefondurchwahl oder eine eigene Mail-Adresse haben, sollten Sie sicherstellen, dass eingehende E-Mails und Anrufe während Ihres Urlaubs nicht längere Zeit unbeantwortet bleiben. Richten Sie im Mail-Programm und auf Ihrem Anrufbeantworter eine auto­matische Antwort ein, die dem Ab­sender­ mitteilt, wann Sie wieder erreichbar sind und wer Sie während der Abwesenheit vertritt. Teilen Sie auch mit, ob eingehende Mails bearbeitet oder an einen Vertreter weitergeleitet werden und an welchen Ansprechpartner sich der Absender während Ihres Urlaubs wenden kann.

Erreichbarkeit im Urlaub

Im Interesse des Erholungseffekts sollten­ Sie Kontakte zur Apotheke während­ des Urlaubs möglichst vermeiden. Hinterlassen Sie bei Bedarf Ihre Urlaubsadresse und regeln Sie, ob und wie Sie in dringenden Notfällen erreich­bar sind, etwa über Telefon, Handy, SMS, Whatsapp oder E-Mail. Definieren Sie dabei am besten auch, was unter einem dringenden Notfall zu verstehen ist. Falls Sie im Urlaub aus zwingenden Gründen regelmäßig Kontakt­ zur Apotheke halten müssen, vereinbaren Sie mit den Kollegen möglichst feste Zeiten für die Kommunikation. Wenn der Kontakt beispielsweise immer zu einer bestimmten Zeit am frühen Vormittag erfolgt, brauchen Sie zumindest für den Rest des Tages nicht mehr an berufliche Themen zu denken.

Vereinbaren Sie mit Ihrer Vertretung einen Besprechungstermin für den ersten Arbeitstag nach dem Urlaub. Legen Sie schon vorher gemeinsam fest, welche­ Punkte sie am ersten Arbeitstag besprechen wollen, damit Ihre Kolle­gin bereits während Ihrer Ab­wesenheit die erforderlichen Informationen vor­bereiten kann. Nutzen Sie das Gespräch auch zur Reflexion und »Manöver­kritik«: War die Urlaubsvorbereitung ausreichend? Gab es während Ihrer Abwesenheit Probleme oder Fragen, die durch eine bessere Vorbereitung vermeid­bar gewesen wären? Welche Verbesserungen sind für den nächsten Urlaub erforderlich?

Checkliste nutzen

Eine Checkliste mit den wichtigsten Aufgaben hilft Ihnen, den Urlaub op­timal zu organisieren. Passen Sie die Checkliste durch Ergänzungen oder Streichungen an Ihre individuelle Situation an. Auf diese Weise sorgen Sie dafür­, dass kein wichtiger Punkt un­berücksichtigt bleibt und Sie entspannt in den Urlaub starten können. /

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