Gerecht verteilt

Der größte Teil der Urlaubsplanung sollte so früh wie möglich erfolgen. Dazu sollten alle PTA spätestens zum Jahresende ihre Urlaubswünsche für das Folgejahr äußern, zum Beispiel durch Abgabe eines Urlaubszettels oder durch Eintragen in einen Urlaubsplan. Es muss nicht zwingend der gesamte Urlaub eingetragen werden, damit noch etwas Spielraum für spontane Urlaubstage verbleibt. Anhand der Urlaubswünsche kann dann ein konkreter Urlaubsplan erstellt werden, aus dem die Urlaubswünsche aller PTA ersichtlich sind.

Überschneidungen besprechen

Im Idealfall regeln alle Mitarbeiter die Urlaubszeiten unter sich, ohne dass die Apothekenleitung eingreifen muss. Häufig überschneiden sich die Urlaubswünsche der Mitarbeiter jedoch, vor allem in den Sommermonaten und in der Zeit vor oder nach wichtigen Feiertagen. In diesem Fall können die betreffenden PTA versuchen, in Einzelgesprächen einen Kompromiss zu finden. Bei zahlreichen oder größeren Überschneidungen empfiehlt sich eine gemeinsame Besprechung aller PTA mit der Apothekenleitung. Im gemeinsamen Gespräch ist die Kompromissbereitschaft der Kolleginnen meist am größten und Überschneidungen lassen sich in vielen Fällen durch einen Tausch von Urlaubszeiten oder durch Überstunden beseitigen oder ausgleichen.

Nur wenn sich die Mitarbeiter überhaupt nicht auf eine einvernehmliche Lösung einigen können, muss die Apothekenleitung entscheiden, wer im Einzelfall den Vorrang erhalten soll. Entscheidungskriterien können hierbei schulpflichtige Kinder, Lebensalter, Betriebszugehörigkeit oder Erholungsbedürftigkeit sein, oder die Frage, wie lange der letzte Urlaub zurückliegt. Anhand dieser Kriterien ist oft eine begründete Entscheidung möglich. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter, der bei der Urlaubsplanung zurückstecken muss, die Entscheidung nachvollziehen kann. Es soll nicht der Eindruck entstehen, die Entscheidung sei willkürlich oder nach persönlicher Sympathie getroffen worden.

Ein Beispiel: In der Muster-Apotheke findet die Urlaubsplanung für das da­rauffolgende Jahr in der Zeit vom 1. bis zum 15. November statt. Bis zum 15. November können die PTA einen Zettel mit ihren Urlaubswünschen abgeben. Vor diesem Zeitpunkt werden Urlaubswünsche grundsätzlich nicht berücksichtigt, damit sich nicht einzelne Mitarbeiter vorschnell die attraktivsten Urlaubszeiten sichern. Alle Urlaubswünsche werden in den Urlaubsplan für das Folgejahr eingetragen. Am 15. November findet eine gemeinsame Besprechung aller PTA mit der Apothekenleitung statt, um den Urlaubsplan und eventuelle Überschneidungen zu besprechen. Der endgültige Urlaubsplan wird spätestens am 20. November bekannt gegeben. Ein nachträglicher Tausch von Urlaubstagen findet nur in begründeten Ausnahmefällen statt.

Vertretung planen

Bei der Urlaubsplanung sollte auch die Frage geprüft werden, ob und in welcher Form eine Vertretung in das Aufgabengebiet der abwesenden PTA eingewiesen werden muss und in welcher Form bei Urlaubsbeginn die Übergabe des Aufgabengebiets an die Urlaubsvertretung erfolgen soll. In einigen Fällen muss auch geklärt werden, ob die Urlaubsvertretung Tätigkeiten ihres regulären Aufgabengebiets reduzieren muss, um die Vertretungstätigkeit zeitlich leisten zu können.

Brückentage sind besonders begehrte Urlaubstage. Auch diese sollten möglichst gerecht verteilt und nicht nach dem Prinzip »Wer zuerst kommt, mahlt zuerst« vergeben werden. Ein Blick in den Urlaubsplan des zurückliegenden Jahres zeigt, welche PTA im Vorjahr an welchem Brückentagen frei-hatte und welche PTA gerechterweise in diesem Jahr Vorrang haben sollte.

Die Mitarbeiter können Brücken­tage auch jährlich gleichmäßig untereinander aufteilen. Zum Beispiel: In einer Apotheke mit fünf PTA und zehn Brückentagen übernimmt jede PTA zwei Brückentage. Alternativ können Brückentage auch in alphabetischer Reihenfolge verteilt werden – sofern die PTA nicht untereinander eine andere, einvernehmliche Lösung finden. Nach diesen Regeln lassen sich beispielsweise auch verkaufsoffene Sonntage gerecht unter den PTA aufteilen.

Urlaubsregeln aufstellen

In vielen Apotheken hat es sich bewährt, gemeinsam spezielle Urlaubs­regeln aufzustellen. Hier kann das Apothekenteam genau festlegen, wie die Urlaubsplanung ablaufen soll. Mit einer klaren, gemeinsam erarbeiteten Urlaubsregelung können zukünftige Auseinandersetzungen und zeitaufwendige Diskussionen bei der Urlaubsplanung meist dauerhaft vermieden werden. In den Regeln können auch Einzelfragen und typische Streitpunkte individuell entschieden werden, zum Beispiel, ob es Obergrenzen für den Sommerurlaub gibt, in welchem Umfang PTA mit schulpflichtigen Kindern Vorrang bei der Urlaubsplanung haben und ob ein Rotationsprinzip sinnvoll ist, also ob PTA, die in einem Jahr keinen Urlaub zu ihrem Wunschtermin bekommen haben, mit ihren Urlaubswünschen im Folgejahr Vorrang erhalten sollen. Es kann auch die Frage entschieden werden, ob Urlaubstage mit dem Abfeiern von Überstunden kombiniert werden dürfen, um eine Verlängerung des Urlaubs zu erreichen. Zum Beispiel wäre es dann möglich, eine volle Woche Urlaub durch vier reguläre Urlaubstage und einen Tag Überstundenabbau zu erreichen. Auch die Zweifelsfrage, ob reguläre Urlaubswünsche bei Überschneidungen Vorrang vor dem Abbau von Überstunden haben, kann hier geklärt werden.

Bei der Urlaubsplanung wird es immer wieder zu Überschneidungen kommen. Daher ist eine klare Regelung erforderlich, nach der die Urlaubsplanung abläuft und nach der Urlaubswünsche vergeben werden. Die Urlaubsregelung muss für alle PTA einheitlich gelten, damit bei keinem Mitarbeiter das Gefühl entsteht, Urlaubswünsche würden nach Sympathie oder willkürlich berücksichtigt oder einzelne PTA würden bei der Urlaubsplanung bevorzugt. /