Events erfolgreich planen |
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12.10.2015 10:57 Uhr |
Von Andreas Nagel / Mit dem Ausrichten fachlicher Veranstaltungen für Kunden kann sich die Apotheke als kompetenter Ansprechpartner in Gesundheitsfragen darstellen und die Kundenbindung erhöhen. Damit ein interessanter Fachvortrag und ein attraktives Rahmenprogramm zu einem nachhaltigen Eindruck beim Kunden führen, bedarf es einer sorgfältigen Planung.
Verschiedene Gesundheitsthemen eignen sich für eine Kundenveranstaltung: Volkskrankheiten wie Diabetes, Venenerkrankungen, Ernährungsfragen, Gewichtsreduktion oder Reisevorbereitung, aber auch Tabuthemen wie Inkontinenz. Apotheken mit Kosmetik im Angebot können auch eine »Ladies' Night« mit einem Motto wie »Perfekt geschminkt« oder »Die richtige Hautpflege« anbieten. Daneben kann auch ein weiterführendes Thema wie »Pflegestufen« für ältere Kunden und für Kunden mit betreuungsbedürftigen Angehörigen interessant sein.
Bei einigen Themen müssen Sie wahrscheinlich auf externe Referenten zurückgreifen. Organisationen oder auch Pharmaunternehmen stellen mitunter erfahrene Referenten kostenlos zur Verfügung. Auch Ärzte, Heilpraktiker oder Physiotherapeuten aus der Umgebung kommen als Experten in Betracht.
Auch wenn die Apotheke einen externen Referenten bezahlen muss, rechnet sich das Honorar fast immer. Hier gilt es auch zu berücksichtigen, wie viel Zeit investiert werden müsste, um einen Vortrag selbst vorzubereiten.
Die Frage, ob für die Veranstaltung eine Teilnahmegebühr oder ein Unkostenbeitrag erhoben werden sollte, kann nicht einheitlich beantwortet werden. Eineinhalbstündige Abendveranstaltungen, die im Wesentlichen der Kundenbindung und Kundengewinnung dienen, sollten kostenlos sein. Bei einem langen Kosmetikabend hingegen ist ein geringer Unkostenbeitrag für die verbrauchten Kosmetika sicherlich akzeptabel – insbesondere, wenn dieser Betrag beim anschließenden Kauf von Produkten auf den Kaufpreis angerechnet wird.
Als Wochentag eignet sich ein Dienstag oder ein Donnerstag, Montag und Freitag hingegen weniger. Beginnen sollte die Veranstaltung am besten am frühen Abend (circa 19:00 Uhr). Soweit die Apotheke über genügend Platz in der Offizin oder in einem Besprechungsraum verfügt, können kleinere Veranstaltungen oder Info-Abende mit wenigen Teilnehmern dort durchgeführt werden. In diesem Fall entstehen keine Zusatzkosten für externe Räumlichkeiten, und das Apothekenteam kann die Veranstaltung auch zu einer kleinen Apothekenführung nutzen, um den Kunden die Apotheke zu präsentieren. Mit der Versorgung der Teilnehmer sollte in diesem Fall ein Catering-Unternehmen beauftragt werden. Größere Veranstaltungen werden besser in einem Hotel oder Veranstaltungszentrum durchgeführt.
Am einfachsten machen Sie Apothekenkunden auf die Veranstaltung aufmerksam, indem Sie Flyer auf den HV-Tisch und in die Apotheken-Kundenzeitschrift legen und zusätzlich zum Ende eines Beratungsgesprächs kurz auf die Veranstaltung hinweisen. Ergänzend können Sie durch Briefe oder E-Mails an Stammkunden, in Zeitungsanzeigen und auf der Apotheken-Homepage über die Veranstaltung informieren. Fordern Sie Kunden in der Einladung auch gezielt auf, Freunde und Bekannte mitzubringen, etwa mit der Formulierung »Wir würden uns freuen, Sie zu dieser Veranstaltung begrüßen zu dürfen. Wenn Sie Freunde oder Bekannte haben, für die dieses Thema ebenfalls interessant ist, bringen Sie sie einfach mit.«
Darüber hinaus können Sie bei jedem Kundenanruf vor Beendigung des Telefonats kurz auf die Veranstaltung hinweisen und an die Teilnahme erinnern. Formulieren Sie dazu einige Sätze, mit denen die wichtigsten Gründe für eine Teilnahme an der Veranstaltung in kompakter Form kommuniziert werden können.
Bekannt machen
Auch Ärzte, Physiotherapeuten, Betreiber von Altenheimen oder Krankenhäusern vor Ort sollten eingeladen werden. Denn sie können die Veranstaltung zusätzlich bekannt machen. In der Zukunft ist vielleicht sogar eine gemeinschaftliche Veranstaltung denkbar, oder die Apotheke kann sich auf Veranstaltungen dieser Partner darstellen. Und vergessen Sie auch nicht die Lokalzeitung: Eventuell können Sie einen Artikel vor oder nach der Veranstaltung in Verbindung mit einem Inserat einreichen.
Alle eingehenden Anmeldungen sollten sofort in einer Teilnehmerliste registriert werden. Bestätigen Sie schriftliche Anmeldungen mit einem kurzen Brief oder einer Mail und gegebenenfalls mit einer Anfahrtsskizze zum Veranstaltungsort. Ab der Ankündigung der Veranstaltung müssen Sie auch mit telefonischen oder persönlichen Rückfragen der Kunden zu der Veranstaltung rechnen. Deshalb sollten alle Mitarbeiter über Zeitpunkt und Inhalt der Veranstaltung informiert sein, um mögliche Fragen souverän beantworten zu können. Es macht keinen guten Eindruck, wenn Kunden bei Rückfragen das Gefühl haben, dass die Mitarbeiter nur unzureichend über die Veranstaltung informiert sind.
Ein fachlicher Vortrag sollte etwa 45 bis 90 Minuten dauern, maximal zweimal 60 Minuten mit kurzer Pause. Bedenken Sie, dass die meisten Teilnehmer schon einen anstrengenden Arbeitstag hinter sich haben und ihre Aufnahmefähigkeit folglich begrenzt ist. Verwenden Sie während des Vortrags möglichst anschauliche Grafiken und Beispiele, und visualisieren Sie Stichworte mit Beamer oder per Power-Point. Ein Skript mit den wichtigsten Aussagen für die Teilnehmer wertet die Veranstaltung zusätzlich auf. Erfragen Sie am Ende der Veranstaltung mit einem Feedback-Formular, wie der Vortrag angekommen ist. Bieten Sie dort auch die Möglichkeit, weitere Themen für die nächste Veranstaltung vorzuschlagen oder auszuwählen, indem Sie Themenvorschläge zum Ankreuzen anbieten. So erhalten Sie einen Eindruck vom Erfolg der Veranstaltung und erfahren, welche Themen für die Kunden besonders interessant sind.
Kontakte knüpfen
Der gesellschaftliche Teil der Veranstaltung ist mindestens genauso wichtig wie der fachliche Teil. Laden Sie die Teilnehmer daher im Anschluss an den Vortrag zu einem kleinen Imbiss ein. Getränke und belegte Brötchen sind in den meisten Fällen ausreichend. Die zwangloseste Form ist sicherlich der Steh-Imbiss. Er hat den Vorteil, dass sich an den Bistro-Tischen lockere und wechselnde Gesprächsrunden bilden und die Kunden ins Gespräch kommen können. So lassen sich neue Kontakte knüpfen – ein wichtiger Nebeneffekt der Kundenveranstaltung. Durch einen Unterhaltungsteil (mit Künstlern, Musikern, Kabarettisten) können Sie der Veranstaltung zusätzlich Attraktivität verleihen und die Kunden veranlassen, Angehörige und Bekannte mitzubringen. Ein Beispiel: Eine Apotheke konnte das örtliche Schulorchester für einen Veranstaltungsabend gewinnen. Neben den Kunden waren daher auch Schüler und deren Eltern anwesend und lernten die Apotheke zwanglos kennen.
Zur Nachbereitung
Spätestens drei Tage nach der Veranstaltung können Sie den Teilnehmern noch einmal ein Dankschreiben per Post oder Mail senden, dabei das Ergebnis aus dem Feedback-Bogen wiedergeben und eventuell schon auf das Thema der nächsten Kundenveranstaltung hinweisen. Wenn die Apotheke eine Homepage hat, können Sie hier ebenfalls einen kurzen Bericht über die Veranstaltung veröffentlichen. Allen Kunden, die sich zwar angemeldet haben, aber nicht erschienen sind, sollten Sie eine kurze Zusammenfassung über Ablauf und Inhalt der Veranstaltung zusenden und ebenfalls auf die nächste Veranstaltung hinweisen. /
