Die Arbeitszeit korrekt erfassen

Beim Thema Arbeitszeit gibt es zwei wichtige Aspekte: zum einen den Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden, der im Arbeitszeitgesetz geregelt ist, und zum anderen die Vergütung, die sich aus verschiedenen gesetzlichen und tariflichen Regelungen ergibt. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) und das Bundesarbeitsgericht (BAG) haben in den vergangenen Jahren betont, dass die Arbeitszeit vollständig erfasst werden muss – nicht nur für die Lohnabrechnung, sondern auch, um Pausen und Ruhezeiten sicherzustellen. Ziel der Regelungen ist, die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen. Laut Arbeitszeitgesetz gilt: Wer länger als sechs Stunden arbeitet, hat Anspruch auf eine unbezahlte Pause von 30 Minuten, ab neun Stunden sind es 45 Minuten. Außerdem muss nach Ende der täglichen Arbeitszeit eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden gewährt werden.

Bereits 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgebende verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Zeiterfassung einzuführen. Damit soll sichergestellt werden, dass Arbeitszeiten korrekt dokumentiert und gesetzliche Ruhezeiten eingehalten werden. 2022 stellte das Bundesarbeitsgericht (BAG) klar: Auch ohne eine neue gesetzliche Regelung ergibt sich diese Pflicht bereits aus dem bestehenden Arbeitszeitgesetz.

Apotheken arbeiten seitdem verstärkt mit elektronischen Zeiterfassungssystemen. Das sorgt für mehr Transparenz, kann aber auch neue Konflikte auslösen, wenn sich Mitarbeitende plötzlich mit unklaren Arbeitszeitbuchungen oder fehlerhaften Stundenerfassungen konfrontiert sehen, etwa durch Feiertage oder Krankheitstage.

Für Feiertage, Krankheitstage und Urlaubstage gibt es gesetzliche Vorgaben, die eine faire Vergütung sicherstellen:

• Entgeltfortzahlungsgesetz: Beschäftigte erhalten für arbeitsfreie Feiertage und Krankheitstage die Vergütung für die tatsächlich ausgefallene Arbeitszeit.
• Bundesurlaubsgesetz: Auch im Urlaub wird das Gehalt für die reguläre Arbeitszeit gezahlt.

Das Problem: Viele Zeiterfassungsprogramme arbeiten mit Durchschnittswerten anstatt mit den tatsächlichen Arbeitszeiten pro Tag. Wer nicht an jedem Tag gleich viele Stunden arbeitet, sondern seine Zeiten flexibel verteilt, kann dadurch Minusstunden ansammeln.

Um Missverständnisse und rechtliche Probleme zu vermeiden, sollten die Arbeitszeiten bereits im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Besonders bei einem Jahresarbeitszeitkonto ist dies entscheidend. Die Tarifvertragsparteien – also ADEXA und der ADA beziehungsweise der SAV und die TGL Nordrhein – haben festgelegt: Ein solches Konto ist nur dann wirksam, wenn eine Musterwoche mit festen Arbeitszeiten schriftlich dokumentiert wird. An Feiertagen, bei Krankheit oder im Urlaub werden die in dieser Musterwoche hinterlegten Stunden gutgeschrieben. Damit lassen sich Konflikte bei der Arbeitszeiterfassung vermeiden.