Effiziente Teamstrukturen

Für Nicole Hackl aus dem Oberbayrischen Langenbach bei München, sind eine wertschätzende Team- und eine gute Feedback-Kultur wichtige Voraussetzungen für eine erfolgreiche Teamentwicklung. Diese beginne bei der Standortbestimmung und der Beantwortung von Fragen wie »Wo steht das Team?«, »Was braucht das Team?«, »Ist jeder mit seiner Aufgabe zufrieden?«. Möglicherweise stelle sich auch die Frage: »Wo existiert eine Lücke?« Auf diese Lücke könne dann beispielsweise eine Stellenanzeige zugeschnitten werden, damit ein Neuzugang das Apotheken-Team optimal ergänzt und Stellenanzeigen nicht beliebig klingen – wie so häufig.

Ein Team durchläuft mehrmals und immer wieder einen Entwicklungsprozess, beispielsweise, wenn neue Mitglieder, neue Aufgaben, neue Rollen oder Anforderungen auf das Team zukommen, erläutert die PTA und Pharmazieökonomin Hackl. Um diesen Prozess zu beschreiben, nutzt Hackl,  wie ihre Coach-Kollegen auch, die Teamentwicklungsuhr nach Francis und Young. Danach handelt es sich bei jeder Veränderung im Team um einen dynamischen Prozess, der in vier Phasen verläuft: Forming – Storming – Norming – Performing.

In der ersten Testphase lernt sich das Team kennen, die Atmosphäre ist höflich und eher zurückhaltend. In der zweiten Phase kann es schon einmal stürmisch werden, es können Konflikte aufkommen, die in der anschließenden Phase organisiert werden. Hier geht es um die Entwicklung neuer Regeln und Umgangsformen sowie um den Austausch. In der letzten Verschmelzungsphase agiert das Team im Idealfall offen, ideenreich, solidarisch und flexibel. Das Team »performt« im besten Sinne des Wortes.

Für die Apothekerin Sabine Herbst aus München, die seit vielen Jahren als systemischer und agiler Coach Apothekenteams berät, ist die werte- und lösungsorientierte Teamkultur essentiell. Denn ohne Werteorientierung und Selbstverantwortung, ohne ein Miteinander und Füreinander lasse sich keine Strategie in einem Team umsetzen. »Es ist gut zu wissen, wie der andere tickt«, so Herbst. Deshalb sei die offene Kommunikation auf Augenhöhe so wichtig.

Oft hilft dem Team auch die Erkenntnis, dass jeder ein Teil des Ganzen ist und es den Organisator genauso braucht wie den Innovator. Führung solle offen sein, auf Augenhöhe und die Teammitglieder individuell abholen. Veränderungen, wie beispielsweise das E-Rezept, müsse man mit unterschiedlichen Fähigkeiten angehen. Auch helfe es, wenn sich Rollen und Aufgaben je nach Projekt veränderten, weiß Herbst aus Erfahrung.

Bodo Lauterbach aus Sörewald bei Kassel berät als zertifizierter Unternehmensberater neben Apotheken auch Firmen aus der Pharmabranche. Er setzt auf Kommunikation und Wertschätzung und darauf, dass Rollen und Aufgaben nach den Stärken der Teammitglieder verteilt werden. Das bietet den Vorteil, dass die Motivation im Team und bei jedem einzelnen steigt, so der Berater. Er habe beispielsweise erlebt, wie kreativ eine Raumpflegekraft das Schaufenster dekoriert oder wie Pharmazeutisch Kaufmännische Assistenten (PKA) bei Beratung und Verkauf von Nahrungsergänzungsmitteln und Kosmetika punkten.

Auch sei es wichtig, Konflikte ohne Wertung und Gewichtung offen anzusprechen. Wenn man die Haupt- und Nebenrollen im Team nach Stärken klar definiere, könne jedes Teammitglied seine Verantwortung übernehmen. Die Rollen sollten auf den drei Ebenen: Handlung – Wissen – Kommunikation, klar definiert werden, regt Lauterbach an und ergänzt: »Es ist wie beim Fußball : Ohne das Team gelingt auch dem besten Stürmer kein Tor«.

Die Gesprächskultur sei enorm wichtig für das Team und auch um Mitarbeiter zu halten. Denn viele Apothekenmitarbeiter wechseln, weil sie sich nicht wertgeschätzt fühlen, weiß die Apothekerin Dorothe Hempel aus Saarbrücken, die als Coach und Referentin arbeitet und sich auf Kommunikation spezialisiert hat. Deshalb regt sie an, die regelmäßigen Teambesprechungen zu nutzen, um die Gesprächskultur zu pflegen. Hierbei sollten die wichtigsten Kommunikationsregeln erläutert und beachtet werden: Der Austausch sollte immer wertschätzend und auf Augenhöhe erfolgen. Dazu gehöre selbstverständlich, dass jeder den anderen ausreden lässt.

Es helfe enorm, »Ich-Botschaften« statt Beschuldigungen zu formulieren. Ebenso gehöre aktives Zuhören zur Gesprächs- und Teamkultur, das während der Teammeetings geübt und praktiziert werden sollte, weil alle davon profitieren. Es vermittele Interesse und Nähe am Gegenüber und zeuge von Empathie. Auch die  nonverbale Kommunikation trage maßgeblich zu einer Atmosphäre von Vertrauen, Respekt und Anerkennung bei. Die Teammeetings sollten regelmäßig stattfinden und nicht länger als 15 bis maximal 30 Minuten dauern, so die Apothekerin.

Hempel arbeitet mit einem Werkzeug, das die Verhaltenspräferenzen aller Mitarbeiter im Team analysiert. Nichts werde dabei bewertet, alle Typen seinen gleichberechtigt. Dabei wird für jedes Teammitglied ermittelt, ob es eher introvertiert oder extrovertiert agiert oder lieber Aufgaben- oder Menschen-orientiert arbeitet. Auch die ideale Kommunikation mit den verschiedenen Typen sei individuell und werde im Rahmen der Analyse mit allen Teammitgliedern erläutert. Die Beschäftigung mit den verschiedenen Typen und Subtypen helfe den Teams bereits meist schon sehr und schaffe Verständnis und Mitgefühl für die Kollegen, weiß Hampel aus ihrer Erfahrung.

»Effiziente Teamkulturen, so wie wir sie kennen, sind nicht am Puls der Zeit«, meint Monika Raulf, Coach und Autorin aus dem Hamburger Raum. Deshalb empfiehlt sie in ihren Pharmazeutischen Coachings zunächst mit der Frage zu beginnen: »Machen wir noch die richtigen Dinge?«. So ließen sich bestehende Strukturen und Handlungsweisen überprüfen. Raulf will in ihren Coachings ein starkes »Wir-Gefühl« verbunden mit einem starken »Ich-Gefühl« aufbauen, um das Team zu stärken. Indem man von außen seine eigene Situation und die des Teams betrachte, könne dafür ein Bewusstsein geschaffen werden. Auch für Raulf sind Kommunikation und Feedback-Kultur essentiell. Mit Übungen macht sie darauf aufmerksam, welche Energie durch Worte übertragen wird und schafft so Bewusstsein für den richtigen Umgang damit. Ein Aspekt darf laut Raulf in effizienten Teams jedoch auf keinen Fall fehlen: das gemeinsame Feiern.

Noch mehr Anregungen für erfolgreiche Teams:

• Fair-Streit-Regeln für das Team
• Verhaltensorientierte Kritik
• Konstruktiver Jahresrückblick und motivierender Ausblick