Effizienter arbeiten

Die Begriffe Effizienz und Effektivität werden häufig verwechselt oder sogar als Synonym verwendet. Beide Begriffe haben jedoch eine völlig unterschiedliche Bedeutung. Effektiv sind alle Maßnahmen, die grundsätzlich geeignet sind, ein gewünschtes Ziel oder Ergebnis zu erreichen. Effizient ist eine Maßnahme, die das Ziel oder Ergebnis mit möglichst geringem Aufwand erreicht. Wenn man von Hamburg nach Hannover reisen möchte, ist es effektiv, zu Fuß zu gehen, weil man auf diese Weise sein Reiseziel erreichen kann. Effizienter ist es allerdings, mit dem Auto zu fahren, da das Ziel in diesem Fall mit deutlich geringerem Zeitaufwand erreicht wird. Mit den folgenden Maßnahmen können Sie ihre Arbeitszeit zukünftig noch besser nutzen und mit weniger Aufwand dasselbe erreichen oder sogar noch bessere Ergebnisse erzielen. Wählen Sie diejenigen Vorschläge aus, die am besten zu Ihrer persönlichen Situation passen.

Formulieren Sie zu Beginn jedes Tages Ihre wichtigsten Aufgaben, damit Sie die verfügbare Zeit vorrangig für diese Aktivitäten verwenden und nicht von Nebensächlichkeiten abgelenkt werden. Erledigen Sie die wichtigsten Tagesaufgaben möglichst immer zuerst. Je mehr Tageszeit vergeht, desto größer wird das Risiko, dass unerwartete Ereignisse eintreten und geplante Aufgaben dadurch nicht mehr erledigt werden können.

Stellen Sie ihre derzeitige Arbeitsweise einmal bewusst und selbstkritisch auf den Prüfstand, statt weiterhin nach dem Motto »Haben wir schon immer so gemacht!« zu arbeiten. Fragen Sie sich: »Ist das wirklich der schnellste und einfachste Weg, diese Tätigkeit in guter Qualität zu erledigen, oder gibt es eine effizientere Vorgehensweise?« Vielleicht lassen sich Arbeitsschritte zusammenfassen oder vereinfachen und auf diese Weise Bearbeitungszeiten reduzieren. Bei der Verbesserung von Arbeitsabläufen sind Checklisten oft ein sinnvolles Hilfsmittel. Hier kann der rationellste Arbeitsablauf beschrieben werden. Dadurch vergisst man keinen Arbeitsschritt, die Fehlerquote verringert sich und ein zeitaufwendiges »Nachbessern« von Fehlern entfällt. Durch Qualitätsmanagementsysteme sind in Apotheken zwar bereits viele Checklisten vorhanden. Dennoch kann es im Einzelfall sinnvoll sein, individuelle Checklisten für den eigenen Arbeitsplatz zu erstellen, die bei Bedarf sofort griffbereit sind.

Wenn Sie bei wichtigen Arbeiten ständig unterbrochen werden, verlängert sich meist die Bearbeitungszeit, weil Sie sich anschließend erst wieder in die Tätigkeit hineindenken müssen. Für Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern, sollten Sie daher im Team störungsfreie Zeiten vereinbaren. Wenn Sie dafür täglich die gleiche Uhrzeit nutzen, gewöhnen sich Ihre Kollegen schnell daran, dass Sie erst nach Ablauf dieser Zeit wieder zu sprechen sind. Lenken Sie sich auch nicht selber durch spontane Ideen von Ihren Aufgaben ab.

Halten Sie neue Ideen zunächst schriftlich fest und beschäftigen Sie sich erst nach Abschluss Ihrer aktuellen Aufgabe damit. Wenn Sie häufig durch unerwartete Zusatzaufgaben unterbrochen werden, kann Ihr eigener Tagesplan dadurch schnell in Gefahr geraten. Übernehmen Sie unerwartete Aufgaben daher nur, wenn Sie die ursprünglich geplanten Aufgaben trotzdem erledigen können. Schlagen Sie anderenfalls einen späteren Alternativtermin für die Zusatzaufgabe vor. Wenn Sie Ihren Vorschlag nachvollziehbar und auf nette Weise begründen, wird Ihr Gesprächspartner meist Verständnis dafür haben.

Perfektionisten arbeiten unangemessen lange an einzelnen Aufgaben und sind trotzdem mit dem Ergebnis nie ganz zufrieden. Akzeptieren Sie, dass »gut« statt »perfekt« in vielen Fällen ausreicht. Vielleicht kennen Sie die 80:20-Regel: Mit 20 Prozent des Zeiteinsatzes werden oft bereits 80 Prozent des maximalen Ergebnisses erreicht. Die fehlenden 20 Prozent für eine perfekte Lösung erfordern meist einen überproportional hohen Zeiteinsatz, der nicht immer gerechtfertigt oder erforderlich ist.

Schätzen Sie für jede Aufgabe den voraussichtlichen Zeitbedarf und versuchen Sie, die Aufgabe in der geplanten Zeit zu erledigen. Ohne ein Zeitlimit besteht die Gefahr, dass an einzelnen Tätigkeiten unangemessen lange gearbeitet wird oder dass sich die Bearbeitungszeit durch Ablenkungen immer wieder verlängert. Vielleicht kennen Sie die Redensart: »Die meisten Aufgaben dauern so lange, wie Zeit zur Verfügung steht.« Betrachten Sie das Zeitlimit daher als sportliche Herausforderung, die Aufgabe in der geplanten Zeit auch tatsächlich zu erledigen. Mit einem Zeitlimit werden Sie in den meisten Fällen konzentrierter und zügiger arbeiten als ohne einen Fertigstellungstermin.

Der Begriff Multitasking bezeichnet das gleichzeitige Arbeiten an mehreren Aufgaben. Dieses Vorgehen verlängert in vielen Fällen die Bearbeitungszeiten, weil man sich bei jedem Wechsel zwischen den Tätigkeiten immer wieder neu in die andere Aufgabe hineindenken muss. Konzentrieren Sie sich daher möglichst immer nur auf eine Tätigkeit. Erst wenn diese Aufgabe erledigt ist, wenden Sie sich der nächsten Tätigkeit zu. Fassen Sie daher auch gleichartige Tätigkeiten möglichst zu Arbeits- und Zeitblöcken zusammen. Erledigen Sie EMails, Telefonate und andere Routinetätigkeiten gesammelt und zu festen Zeiten.

Die meisten Menschen sind am Vormittag am leistungsfähigsten. Diese Zeit sollten Sie daher bevorzugt für schwierige Aufgaben nutzen. Routinearbeiten erledigen Sie dagegen in der leistungsschwächeren Tageszeit (zum Beispiel nach dem Mittagessen oder kurz vor Feierabend). Halten Sie geplante Pausen regelmäßig ein, denn bei ununterbrochener Arbeit sinkt die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit nach einiger Zeit und die Fehlerquote steigt. Betrachten Sie Pausen daher als unbedingt erforderliche Regeneration und als wichtige Voraussetzung, um anschließend wieder gute und fehlerfreie Arbeit leisten zu können. Wer mit Pausen wartet, bis er vollkommen erschöpft ist, erlebt danach oft ein längeres Leistungstief.

Legen Sie vor Beginn Ihrer beruflichen Telefonate fest, welche Punkte Sie besprechen wollen, damit das Telefonat strukturiert abläuft. Vermeiden Sie, dass Ihr Gesprächspartner das Telefonat gegen Ihren Willen in ein längeres Gespräch über das Wetter, Urlaubspläne, Haustiere oder Hobbies ausweitet. Legen Sie sich bei Bedarf einige Redewendungen zurecht, durch die Sie das Gespräch mit derartigen „Dauerrednern“ auf nette und höfliche Weise beenden können.

Wenn Sie Teambesprechungen durchführen, so sollten alle Themen und Besprechungsziele vorab definiert werden und den Teilnehmern vor Beginn der Besprechung bekannt sein. Legen Sie nicht nur den Beginn, sondern auch das Ende der Besprechung fest. Weisen Sie alle Besprechungsteilnehmer zu Beginn darauf hin, dass alle Themen innerhalb der vorgegebenen Zeit diskutiert werden sollen. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass Diskussionen zeitlich unbegrenzt ausufern.

Schalten Sie das E-Mail-Eingangssignal am PC und Handy aus, wenn Sie nicht ständig durch eingehende Mails abgelenkt werden wollen. Bearbeiten Sie Ihre Mails gebündelt, am besten zu festen Zeiten (je nach E-Mail-Aufkommen ein- bis dreimal pro Tag). Bearbeiten Sie jede Mail möglichst sofort nach dem Lesen, denn sonst müssen Sie sich mit dieser Mail später erneut befassen. Entscheiden Sie immer sofort, was mit der Mail passieren soll (Papierkorb, Ablage, Wiedervorlage, sofortige Bearbeitung). Missbrauchen Sie Ihren E-Mail-Eingangskorb nicht als Ablage, sondern schaffen Sie eine übersichtliche Ablagestruktur, damit der Eingangskorb nach der Bearbeitung leer ist.