Faire Einsatzplanung in der Apotheke

Jeder Mitarbeiter wünscht sich, dass seine individuellen Wünsche bei der monatlichen Planung der Arbeitszeiten möglichst vollständig berücksichtigt werden. Gleichzeitig muss die Apothekenleitung sicherstellen, dass der Betrieb jederzeit störungsfrei läuft. Konkret bedeutet dies, dass zu kundenstarken Zeiten stets genügend Mitarbeiter in der Apotheke sind und zugleich »Überbesetzungen« und »Leerläufe« in umsatzschwachen Zeiten vermieden werden. Daher sollte die tägliche und wöchentliche Kundenfrequenz bei der Einsatzplanung als ein wichtiger Faktor berücksichtigt werden.

Aufschluss darüber, wann wie viele Mitarbeiter mindestens anwesend sein sollten, bringt eine systematische Analyse der Kundenfrequenz. Sie stellt die durchschnittliche Kundenzahl im Tages- und Wochenverlauf fest. Anhand dieser Ergebnisse lässt sich dann ein Plan erstellen, aus dem die erforderliche Mindestbesetzung ersichtlich ist. Ein Beobachtungszeitraum zwischen drei bis sechs Monaten gilt als aussagekräftig. Außerdem: Typische saisonale Schwankungen zu regionalen Feiertagen wie zu Ostern beziehungsweise Weihnachten oder das »Sommerloch« sollten bei Bedarf zusätzlich berücksichtigt werden.

Der Großteil der Urlaubsplanung sollte so früh wie möglich erfolgen. Es empfiehlt sich, dass alle Mitarbeiter spätestens zum Jahresende ihre Urlaubswünsche für das Folgejahr äußern beispielsweise durch Abgabe eines »Urlaubszettels« oder durch Eintragung in einen Urlaubsplan. Es muss nicht zwingend der gesamte Urlaub eingetragen werden, damit noch etwas Spielraum für spontane Urlaubstage verbleibt. Anhand der Wünsche kann dann ein konkreter Plan erstellt werden.

Wichtig: Rechtlich gesehen kann der Arbeitnehmer eine vorläufige Urlaubsplanung verlangen. Aber Grundlage ist immer noch das Bundesurlaubsgesetz. Das gilt auch für Apotheken. Darin ist unter anderem geregelt, dass »bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen sind, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen«.

Im Idealfall planen Mitarbeiter ihre Arbeits- und Urlaubszeiten gemeinsam, ohne dass die Apothekenleitung eingreifen muss. Häufig kommt es aber in den Sommermonaten und in der Zeit vor beziehungsweise nach wichtigen Feiertagen zu zeitlichen Überschneidungen bei den Wünschen der Mitarbeiter. In diesem Fall können die Beteiligten versuchen, in Einzelgesprächen einen Kompromiss zu finden.

Bei zahlreichen oder größeren Überschneidungen empfiehlt sich eher eine gemeinsame Besprechung mit der Apothekenleitung. Im gemeinsamen Gespräch ist die Kompromissbereitschaft unter den Kollegen meist am größten und Überschneidungen lassen sich in vielen Fällen durch einen Tausch von Urlaubszeiten oder durch Überstunden beseitigen beziehungsweise ausgleichen. Nur wenn sich das Team überhaupt nicht auf eine einvernehmliche Lösung einigen kann, muss die Apothekenleitung entscheiden, welcher Mitarbeiter im Einzelfall den Vorrang erhalten soll.

Entscheidungskriterien können sein: schulpflichtige Kinder, pflegebedürftige Eltern, Lebensalter, Betriebszugehörigkeit oder Erholungsbedürftigkeit. Anhand dieser Kriterien ist oft eine begründete Entscheidung möglich und derjenige Mitarbeiter, der bei der Planung »zurückstecken« muss, kann die Entscheidung nachvollziehen. Wenn die Entscheidung anhand bekannter und nachvollziehbarer Kriterien erfolgt, entsteht nicht der Eindruck, die Entscheidung sei willkürlich oder nach persönlicher Sympathie getroffen worden.

Die sogenannten Brückentage sind bei vielen Arbeitnehmern besonders begehrte Urlaubstage. Auch diese sollten möglichst gerecht verteilt und nicht nach dem Prinzip »Wer zuerst kommt, mahlt zuerst« vergeben werden. Ein Blick in den Urlaubsplan des zurückliegenden Jahres zeigt, wer im Vorjahr an welchen Brückentagen frei hatte und wer daher gerechterweise in diesem Jahr Vorrang haben sollte.

Das Team kann Brückentage auch jährlich gleichmäßig untereinander aufteilen. Beispiel: In einer Apotheke mit fünf PTA und zehn Brückentagen übernimmt jede PTA zwei Brückentage. Alternativ können Brückentage auch in alphabetischer Reihenfolge verteilt werden – sofern das Team nicht untereinander eine andere, einvernehmliche Lösung findet. Nach diesen Regeln können auch verkaufsoffene Sonntage gerecht aufgeteilt werden.

In vielen Apotheken hat es sich bewährt, gemeinsame »Spielregeln« für die Einsatzplanung aufzustellen und als Apothekenteam gemeinsam festzulegen, nach welchen Regeln die Arbeitszeit- und Urlaubsplanung ablaufen soll. Darin können alle Einzelfragen, aber auch typische Streitpunkte der Einsatzplanung entschieden werden, zum Beispiel in welchem Umfang Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern Vorrang bei der Arbeitszeit- und Urlaubsplanung haben, ob reguläre Urlaubswünsche bei Überschneidungen Vorrang vor dem Abbau von Überstunden haben oder ob Urlaubstage mit dem »Abfeiern« von Überstunden kombiniert werden dürfen, um eine Verlängerung des Urlaubs zu erreichen. Mit solchen klaren und gemeinsam erarbeiteten Spielregeln können künftige Auseinandersetzungen und zeitaufwendige Diskussionen bei der Einsatzplanung meist dauerhaft vermieden werden.