Gesundheitsthemen gut transportieren

Alle eingehenden Anmeldungen sollten sofort in einer Teilnehmerliste registriert werden. Bestätigen Sie schriftliche Anmeldungen mit einem kurzen Brief oder einer EMail und eventuell mit einer Anfahrtsskizze zum Veranstaltungsort. Ab der Ankündigung der Veranstaltung müssen Sie auch mit telefonischen oder persönlichen Rückfragen der Kunden zu der Veranstaltung rechnen. Deshalb sollten alle Mitarbeiter über Zeitpunkt und Inhalt der Veranstaltung informiert sein, um mögliche Rückfragen souverän beantworten zu können. Es macht keinen guten Eindruck, wenn Kunden bei Rückfragen das Gefühl haben, dass die Mitarbeiter nur unzureichend über die Veranstaltung Bescheid wissen.

Ein fachlicher Vortrag sollte nicht länger als 45 bis 90 Minuten dauern (alternativ: zweimal 60 Minuten mit kurzer Pause). Bedenken Sie, dass die meisten Teilnehmer schon einen anstrengenden Arbeitstag hinter sich haben und die Aufnahmefähigkeit folglich begrenzt ist. Verwenden Sie während des Vortrags möglichst anschauliche Graphiken und Beispiele, und visualisieren Sie die Stichworte mit Beamer und Power-Point. Ein Skript mit den wichtigsten Aussagen wertet die Veranstaltung zusätzlich auf. Erfragen Sie am Ende der Veranstaltung mit einem Feed-Back-Formular, wie der Vortrag bei den Kunden angekommen ist. Bieten Sie auf dem Formular auch die Möglichkeit, weitere Themen für die nächste Veranstaltung vorzuschlagen oder auszuwählen, indem Sie Themenvorschläge zur Auswahl beziehungsweise zum Ankreuzen anbieten. So erhalten Sie einen Eindruck vom Erfolg der Veranstaltung und erfahren, welche Themen für Ihre Kunden besonders interessant sind.

Der gesellschaftliche Teil der Veranstaltung ist mindestens genauso wichtig wie der fachliche. Laden Sie daher im Anschluss an die Veranstaltung zu einem kleinen Imbiss ein. Kaltgetränke und belegte Brote oder Brötchen reichen in vielen Fällen völlig aus. Die zwangloseste Form ist sicherlich der Steh-Imbiss. Er hat den Vorteil, dass sich an den Bistro-Tischen lockere und wechselnde Gesprächsrunden bilden und die Kunden untereinander ins Gespräch kommen können. So können neue Kontakte geknüpft werden, was ein wichtiger »Nebeneffekt« Ihrer Kundenveranstaltung sein kann. Durch einen »Unterhaltungsteil« (mit Künstlern, Kabarettisten oder Musikern) können Sie der Veranstaltung zusätzliche Attraktivität verleihen und Ihre Kunden zusätzlich dazu motivieren, Angehörige und Bekannte mitzubringen. So konnte eine Apotheke zum Beispiel das örtliche Schulorchester für den Abend gewinnen und ebenfalls Eltern und Schüler einladen. Neben den Kunden waren viele Angehörige der Schüler anwesend und lernten die Apotheke völlig zwanglos kennen.