Gut geplant, gut gemacht

Aktionstage seien eine gute Möglichkeit, mit Kunden zu interagieren und die Kundenbindung zu stärken, sagte Hanna-Sophie Backes, PTA in der Liebfrauen Apotheke, Saarburg, bei einem Vortrag in der Speakers Corner im PTA-Home-Bereich auf der Expopharm. Man sollte Aktionen zudem als Werbung für die Apotheke sehen, als Möglichkeit, bekannter zu werden, und idealerweise führe ein Aktionstag auch zu einer Umsatzsteigerung, ergänzte Christina Thurow aus der Linden Apotheke Grünberg, ebenfalls PTA.

Mehr als drei bis vier Aktionstage pro Jahr sollten es nicht sein, ergänzte Thurow, so bleibe es etwas Besonderes. »Aktionstage sollten in der Regel auch nicht länger als eine Woche am Stück stattfinden. Wenn es gut angenommen wird, gehen auch mal 14 Tage«, so die PTA. Und wie finde ich ein geeignetes Thema für einen Aktionstag? Thurow: »Im Apothekenteam gibt es viele unterschiedliche Experten. Sie können überlegen, welche Leistungen sind für uns in der Apotheke fast selbstverständlich?« Wenn man keine Idee habe, könne man sich auch von Firmen unterstützen lassen. Außendienstmitarbeiter versorgen die Apotheken auch meist mit entsprechenden Werbematerialien.

Auch die Dokumentation sei wichtig, ergänzte Backes. Man sollte für jeden Aktionstag einen Ordner anlegen, darin die definierten Ziele festhalten und anschließend auswerten. »Welche Kundenfrequenz hatten wir, wie viel Umsatz wurde generiert, wie viel hat die Aktion gekostet? So kann man anschließend selbst eine Erfolgskontrolle in der Apo durchführen«, sagte PTA Backes. Thurow: »Eine Aktion kann auch mal doof laufen. Das sollte man sich dann notieren und man weiß später Bescheid.«

Als gute Themen für Aktionstage nannten die beiden PTA etwa Blutdruckmessaktionen, hier könne man auch gut überleiten zu den pharmazeutischen Dienstleistungen. Apotheken, die beim Thema Kompressionsstrümpfe aktiv sind, könnten gut Venenmessaktionen anbieten. Auch saisonale Themen wie Sonnenschutz oder eine Überprüfung der Reiseapotheke seien empfehlenswert. Laut Thurow bietet auch der Dezember – Tipp: mit der Planung am besten sofort beginnen – viele Möglichkeiten für Aktionen. Thurow berichtete, dass ihre Apotheke vor dem Nikolaustag Ausmalbilder an Kinder verteile. Diese kommen dann mit den Bildern zurück und bekommen ein kleines Geschenk, die Bilder könnten am Weihnachtsbaum der Apotheke aufgehängt werden. Adventskalender-Aktionen, an denen es jeden Tag eine neue Aktion gibt, könnten stressig sein, so Thurow. Alternativen könnten etwa Gewinnspiele anlässlich der Adventssonntage sein oder Rabattaktionen kurz vor Weihnachten für Last-Minute-Einkäufe.

Am Beispiel eines Hautaktionstags gingen die beiden PTA noch einmal genauer auf Planung und Durchführung ein. Zunächst sollten man im Team bestimmen: Wer macht es? Wann? Ist genug Zeit, den Außendienst für Proben und Werbematerialien zu kontaktieren? Anschließend sollte man die tägliche Dauer festlegen, zum Beispiel drei Tage lang von jeweils 9 bis 17 Uhr. »Man muss auch überlegen: Wie lange dauert der Termin mit dem Kunden? Man sollte dann einen Kalender bereitstellen, in dem alles eingetragen wird«, riet Thurow. »Wichtig ist auch, die PKA einzubeziehen: Ist genug Verkaufsware vorrätig?«, ergänzte Backes.

Etwa drei bis vier Wochen vorher sollte man anfangen, die Aktion zu bewerben – natürlich auch auf der Apotheken-Webseite und Social Media. »Das macht gerade junge Leute auf die Aktion aufmerksam. Man kann zum Beispiel auch in der Instagram-Story anbieten, direkt einen Termin per Nachricht zu buchen, das nutzen viele lieber, als in der Apotheke anzurufen«, sagte Thurow. Zu Beginn der Aktion sollte der Beratungsraum dann ordentlich und aufgeräumt sein, beim Termin sollte man sich Zeit und Ruhe für den Kunden nehmen. »Die Proben sollten griffbereit daliegen, wir haben dann im Beratungsraum dann auch gleich ein Regal mit Originalgrößen, so kann man direkt Vorschläge machen«, berichtete Thurow. Wichtig ist auch: »Man sollte an den Aktionstagen genug Personal vor Ort haben, damit man sich ein Mitarbeiter in Ruhe um die Termine kümmern kann«, schloss Backes.