Konstruktiver Rückblick und motivierender Ausblick

Wenn möglich, sollte das Team für das Jahresmeeting einen attraktiven Veranstaltungsort wählen, beispielsweise ein Seminarhotel. Abseits des Alltags und in angenehmer Atmosphäre können hier alle Themen besprochen werden, für die in sonstigen Teambesprechungen die Zeit oder – nach einem langen Arbeitstag – auch die erforderliche Energie und Kreativität fehlt.

Bei der Vorbereitung des Jahresmeetings sollten alle Teammitglieder zunächst auch eigene Themenvorschläge einbringen dürfen. Wenn Mitarbeiter Gesprächsbedarf bei bestimmten Punkten sehen, sollten diese Themen beim Jahresmeeting auch angesprochen und diskutiert werden. Unter Berücksichtigung aller Themenvorschläge kann dann eine konkrete Tagesordnung erstellt werden: Hier sollten alle relevanten Themen, der voraussichtliche Zeitbedarf für jedes Thema sowie die Anfangs- und Endzeit der Veranstaltung festgehalten werden

Unabhängig von den individuellen Themenvorschlägen lässt sich der Ablauf eines Jahresmeetings mit den folgenden sechs Fragen meist gut strukturieren. Frage 1: »Welche Ziele hatten wir uns für das vergangene Jahr gesetzt und welche Ziele haben wir auch tatsächlich erreicht?« So wird der Fokus erst einmal ganz bewusst auf die Erfolge des abgelaufenen Jahres gelenkt. Das schafft eine positive Atmosphäre. Frage 2: »Was haben wir im vergangenen Jahr besonders gut gemacht?« Hier kann nun jeder Mitarbeiter Dinge nennen, die aus seiner Sicht im vergangenen Jahr besonders gut funktioniert haben. Die Teammitglieder können sich gemeinsam über ihre guten Leistungen und Erfolge freuen und überlegen, ob sich daraus Erkenntnisse für die Zukunft ableiten lassen.

Frage 3: »Was hätten wir im vergangenen Jahr anders machen sollen?« Es wird sicher immer Dinge geben, bei denen sich rückblickend zeigt, dass es eine bessere Vorgehensweise gegeben hätte. Das Team kann gemeinsam überlegen, welche Erkenntnisse daraus für die Zukunft gezogen werden können. Dann ist der erste Schritt zu einer zukünftigen Verbesserung bereits getan.

Frage 4: »Worüber haben sich unsere Kunden im vergangenen Jahr am häufigsten beschwert?« Beschwerden sind fast immer ein Hinweis auf Verbesserungsbedarf in der Apotheke – vor allem, wenn mehrere Kunden die gleichen Dinge kritisiert haben. Die Mitarbeiter sollten die die wichtigsten Beschwerden im Vorfeld zusammentragen und gemeinsam überlegen, wie diese zukünftig vermieden oder besser aufgefangen werden können.

Frage 5: »Welche Ziele wollen wir im kommenden Jahr erreichen?« das Team sollte gemeinsam konkrete Ziele für das kommende Jahr definieren. Die Ziele sollten im Interesse der Übersichtlichkeit nach Themenbereichen (etwa Marketing, Fortbildung, Arbeitsabläufe, interne Kommunikation) geordnet werden. Abschließend die Frage 6: »Was verursacht im Team den meisten Stress, und was können wir dagegen tun?« Jeder Mitarbeiter kann nun die Situationen benennen, die bei ihm immer wieder Stress und Ärger verursachen. Häufig sind es kleine Dinge, die einzeln eher unbedeutend erscheinen und deshalb im Alltag nicht weiter beachtet werden. In der Summe können aber auch viele kleine Ärgernisse das Team spürbar belasten. Das Team sollte dann gemeinsam überlegen, wie zukünftig möglichst viele dieser Faktoren beseitigt werden können. Das signalisiert: »In unserem Team ist jeder wichtig und wir legen großen Wert darauf, dass sich alle Teammitglieder am Arbeitsplatz wohlfühlen.«

Ein Erfolgsfaktor für gute Meetings ist bekanntlich die Visualisierung des Besprechungsablaufs und der -ergebnisse. Es können etwa Flipcharts oder Pinnwände verwendet werden, um wichtige Ideen und Informationen festzuhalten und für alle Teilnehmer sichtbar zu machen. Prinzipiell gilt im Meeting auch: Der geplanten Zeitbedarf für die einzelnen Punkte der Tagesordnung sollten möglichst genau eingehalten werden. Wenn einzelne Mitarbeiter zu ausschweifenden Redebeiträgen neigen, kann bei Bedarf auch eine Begrenzung der Redezeit pro Person vereinbart werden. Das kann auch mit einem Timer beziehungsweise einer Stoppuhr kontrolliert werden. Bei Ablauf der vorgegebenen Redezeit muss der Redner seine Ausführungen zunächst beenden und dem übrigen Team Gelegenheit zur Stellungnahme geben. Diese Regelung zwingt jeden dazu, seine Aussagen auf das Wesentliche zu beschränken. Das Team sollte auch darauf achten, dass möglichst alle Mitarbeiter zu Wort kommen. Introvertierte Mitarbeiter halten ihre Ideen manchmal aus Angst vor Widerspruch oder Kritik zurück. Sie sollten gezielt aufgefordert werden, ihre Meinung offen zu äußern.

Am Ende des Jahresmeetings geht es darum, konkrete Ziele für das kommende Jahr zu definieren. Alle Ziele und Maßnahmen sollten so konkret und messbar wie möglich formuliert werden, damit die Zielerreichung im Folgejahr eindeutig gemessen und überprüft werden kann. »Wir wollen mehr Kunden gewinnen«: Das ist ein ungenauer Wunsch. »Wir wollen die Kundenzahl im kommenden Jahr um 10 Prozent steigern« ist dagegen ein messbares Ziel. Beim Meeting sollte für jede Maßnahme möglichst auch ein konkreter Termin und eine für die Umsetzung verantwortliche Person bestimmt werden. Auf diese Weise wird vermieden, dass einzelne Ziele im Alltag wieder in Vergessenheit geraten oder geplante Maßnahmen aus zeitlichen Gründen immer wieder verschoben werden.

Idealerweise steht am Ende des Jahresmeetings ein Aktionsplan, der die Frage beantwortet: »Wer macht was bis wann?« Die Zeit, die das Team für diese Überlegungen investiert, lohnt sich fast immer. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer am Ende des Meetings die Ziele des Folgejahrs kennen und verstehen. Wenn die Ziele in übersichtlicher Form schriftlich zusammengefasst werden, kann das Team im kommenden Jahr jederzeit sehen, welche Vorsätze gefasst wurden, welche Maßnahmen bereits umgesetzt wurden und welche Ziele am Jahresende auf die Liste für das folgende Jahr übertragen werden müssen.

Ein Mitarbeiter sollte nach dem Jahresmeeting ein Protokoll mit allen Besprechungs-ergebnissen erstellen. Darin sind die wichtigsten Punkte verbindlich festgehalten und können bei Bedarf nochmals nachgelesen werden. Ohne Protokoll kommt es sonst immer wieder zu späteren Meinungsverschiedenheiten über die Inhalte des Jahresmeetings, weil Mitarbeiter rückblickend unterschiedliche Erinnerungen an die Besprechungsergebnisse haben oder einzelne Aussagen unterschiedlich interpretiert wurden. Das Protokoll muss natürlich besonders gründlich von Mitarbeitern gelesen werden, die am Jahresmeeting aus zeitlichen oder gesundheitlichen Gründen nicht teilnehmen konnten.