Kosten in der Apotheke

Für Apotheken ist der Wareneinsatz meist die wichtigste Kostenart. Überprüfen Sie daher regelmäßig die Auswahl und die Anzahl der Lieferanten. Dazu gehört der Vergleich von Direkt- und Großhandelsbezug, die Nutzung von Einkaufskooperationen, die Aufteilung des Einkaufsvolumens auf mehrere Lieferanten sowie ein Vergleich der aktuellen Einkaufskonditionen (Rabatte, Skonto, Zahlungsziele, Retourenregelung). Alle für den Einkauf zuständigen Mitarbeiter sollten zu diesen Themen professionell geschult sein. Meist ist es sinnvoll, den Wareneinkauf auf wenige Lieferanten zu konzentrieren, denn hohe Einkaufsvolumina sichern günstige Einkaufskonditionen. Ein Direktbezug wird sich meist nur bei großen Bestellmengen lohnen. Einkaufskooperationen bieten oft günstige Konditionen, verlangen aber häufig eine Kooperationsgebühr, die erst durch Preisvorteile kompensiert werden muss.

Die Personalkosten stellen in der Apotheke die zweite wichtige Kostenart dar. Wesentliche Einflussfaktoren sind tarifvertragliche Vereinbarungen, die Anzahl der Mitarbeiter und die Öffnungszeiten. Center-Apotheken haben bereits durch die längeren Öffnungszeiten höhere Personalkosten als Landapotheken. Wenn die Zahl der Mitarbeiter in Abhängigkeit von der individuellen Kundenfrequenz gut geplant ist, gibt es bei den Personalkosten meist keine weiteren Optimierungsmöglichkeiten.

Die Raumkosten bestehen aus der Miete sowie den Nebenkosten. Die Miete ist aufgrund langfristig abgeschlossener Mietverträge meist nicht beeinflussbar. Bei den Nebenkosten (Gas, Strom, Wasser, Heizung, Reinigung) kann eventuell durch einen Wechsel des Anbieters oder durch energiesparende Maßnahmen eine Kostensenkung erreicht werden. Nutzen Sie bei Bedarf Vergleichsportale im Internet oder eine professionelle Energieberatung.

Die Lagerkosten für die Warenvorräte bestehen aus den Raumkosten und den Kapitalkosten, denn das im Warenlager investierte Kapital kann nicht anderweitig verzinslich angelegt werden. Hinzu kommen ggf. Verfall oder Verderb von Waren. Wenn Sie zur Kostensenkung das Warenlager reduzieren, führt dies allerdings oft zu einer Verschlechterung der Einkaufskonditionen, einer geringeren Lieferfähigkeit und zu steigenden Kosten für den Botendienst. Vielen Apotheken ist daher ein attraktives Sortiment und eine hohe Lieferfähigkeit wichtiger als eine Reduzierung der Lagerkosten.

In regelmäßigen Abständen ist auch eine Überprüfung der Finanzierungskosten sinnvoll. In Zeiten niedriger Zinssätze kann durch eine Umstellung von Darlehen oft eine erhebliche Zinsersparnis erzielt werden. Im Gespräch mit einem neutralen Finanzierungsberater werden aktuelle Optimierungsmöglichkeiten oft schnell erkannt.

Bei den betrieblichen Versicherungen kann durch eine Kündigung unnötiger Verträge, durch die Vereinbarung von Selbstbeteiligungen oder durch einen Wechsel des Versicherers oft erhebliche Summen einspart werden. Durch Vergleichsportale im Internet oder im Gespräch mit einem unabhängigen Versicherungsmakler, gelingt es meist sehr schnell, zum gewünschten Versicherungsschutz den günstigsten Anbieter zu ermitteln. Damit stets eine aktuelle Übersicht über alle vorhandenen Versicherungen vorhanden ist, kann ein individueller »Versicherungsspiegel« erstellt werden, in dem alle Versicherungen, der genaue Umfang des Versicherungsschutzes und die Höhe der Prämie aufgelistet sind. So können neue Vergleichsangebote stets schnell beurteilt werden.

Überlegungen zur Senkung der sonstigen Kosten (unter anderem Werbung, Telefon, Fachliteratur) haben eher ergänzenden Charakter und werden meist nicht zu erheblichen Kostensenkungen führen.

Der Zeitvergleich ist ein einfaches und bewährtes Instrument, um die Entwicklung der Kostenstruktur zu überwachen und Veränderungen zeitnah zu erkennen Für den Zeitvergleich kann entweder die Kostenhöhe in Euro oder der prozentuale Anteil der einzelnen Kostenarten bezogen auf den Nettoumsatz verwendet werden. Zur monatlichen Kostenkontrolle können die »Betriebswirtschaftlichen Auswertungen« (BWA) des Steuerberaters verwendet werden und die Kosten des gerade abgelaufenen Monats mit den Kosten der Vormonate verglichen werden.

Es ist auch sinnvoll, die Kostenstruktur der Apotheke einmal mit Branchenwerten zu vergleichen, die in Fachzeitschriften und von Berufsverbänden veröffentlicht werden. Diese Statistiken liefern grobe Orientierungsgrößen über die übliche Höhe der wichtigsten Kostenarten. Die Kosten werden meist in Prozent des Nettoumsatzes angegeben. Im Durchschnitt beträgt der Wareneinsatz 75 Prozent, die Personalkosten 10 Prozent und die übrigen Kosten 7 bis 8 Prozent vom Nettoumsatz. Es ist jedoch zu beachten, dass diese Durchschnittswerte nicht das individuelle Versorgungsprofil der Apotheke berücksichtigen. Eine City-Apotheke mit hohem Barverkauf wird etwas andere Werte haben als eine Ärztehaus-Apotheke mit hohem Rezeptanteil. Unterschiedliche Versorgungsprofile können daher zu Abweichungen von den Durchschnittswerten führen.

Anhand der Kostenstruktur kann die Frage beantwortet werden, wie viel Umsatz und wie viele Kunden mindestens erforderlich sind, damit alle betrieblichen Kosten gedeckt sind. Beispiel: In der Muster-Apotheke beträgt der durchschnittliche Umsatz je Kunde 50 Euro. Bei einem durchschnittlichen Wareneinsatz von 75 Prozent (37,50 Euro) ergibt sich ein Rohertrag von 12,50 Euro je Kunde. Die Kosten für Personal, Miete, Werbung usw. betragen 30.000 Euro pro Monat, bei 24 Öffnungstagen daher 1.250 Euro pro Tag. Zur Deckung aller Kosten benötigt die Apotheke daher durchschnittlich 100 Kunden pro Tag (1.250 Euro : 12,50 Euro). Der Mindestumsatz beträgt somit 5.000 Euro pro Tag (100 Kunden x 50 Euro) beziehungsweise 120.000 Euro pro Monat (5.000 Euro x 24 Tage) beziehungsweise 1.440.000 Euro pro Jahr (120.000 x 12 Monate). Ein Gewinn wird in diesem Fall allerdings noch nicht erzielt. Bei bestehenden Darlehen müssten zusätzlich auch noch die Tilgungsleistungen erwirtschaftet werden. Der Mindestumsatz und die Kundenzahl sind sehr anschauliche und praktikable Größen zur laufenden und zeitnahen Überwachung der Geschäftsentwicklung.

Durch eine jährliche Kostenplanung lassen sich zu Beginn jedes Jahres die angestrebten Umsätze, Kosten und Gewinne für die kommenden zwölf Monate als Zielgröße festlegen. So erkennt der Apotheker, ob diese Ziele tatsächlich erreicht wurden.

Kostenplanungen und Kostenanalysen lohnen sich fast immer, da jede Kostensenkung unmittelbar den Gewinn der Apotheke erhöht. Viele Einsparungen wirken zudem nicht nur einmal, sondern auch in den Folgejahren, so dass sich der Vorteil über die Jahre vervielfältigt. Die erforderliche Zeit ist daher meist sehr sinnvoll investiert.