Prioritäten richtig setzen

Für die meisten Menschen gibt es vermutlich immer mehr zu erledigen als Zeit zur Verfügung steht. Bevor Sie aber beginnen, eine lange und ungeordnete To-do-Liste abzuarbeiten, ist es sicherlich sinnvoll, sich zunächst Klarheit über die wichtigsten beruflichen und privaten Ziele zu verschaffen und diese auch schriftlich festzuhalten. So bleiben die formulierten Ziele auch im Alltag präsent, und es fällt leichter, anstehende Aufgaben zu priorisieren, das heißt nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit zu ordnen. In vielen Fällen setzen wir Prioritäten intuitiv und ohne langes Überlegen. Mit steigender Aufgabenmenge wird das bewusste Setzen aber immer wichtiger. Im Zeitmanagement gibt es daher verschiedene Methoden.

Die einfachste Methode zur Festlegung von Prioritäten ist eine Liste mit anfallenden Aufgaben zu erstellen und diese bereits nach Datum, Fälligkeit oder Wichtigkeit zu sortieren. So können Aufgaben nicht vergessen werden, und das Gedächtnis wird dauerhaft entlastet. Gleichzeitig sorgt das Abhaken der erledigten Aufgaben für regelmäßige Erfolgserlebnisse. Die einzelnen Aufgaben können zusätzlich mit Symbolen oder Farben versehen werden, um ihre Bedeutung zu kennzeichnen beispielswiese mit einem Kreuz oder durch rote Schrift. Oder Sie kennzeichnen die einzelnen Aufgaben mit den Buchstaben A, B und C. A-Aufgaben haben die höchste Priorität und müssen vorrangig erledigt werden. B-Aufgaben sind zwar wichtig aber nicht dringend und können deshalb auch später erledigt werden. C-Aufgaben sind weniger wichtig oder sogar unwichtig. Diese Aufgaben werden entweder delegiert oder völlig verworfen.

Planen Sie bereits zu Beginn der Woche Ihre wichtigsten Aufgaben und Termine für die kommende Woche. Tragen Sie bei Bedarf konkrete Termine für die Erledigung in den Terminkalender ein. Um den Kalender nicht zu voll zu packen und die wichtigsten Aktivitäten herauszufiltern, sind folgende Fragen hilfreich:

• Welche Aufgaben müssen unbedingt erledigt werden, damit ich am nächsten Wochenende sehr zufrieden auf die abgelaufene Woche zurückblicken kann?
• Welche Aufgaben leisten den wichtigsten Beitrag zur Erreichung der zuvor formulierten persönlichen Ziele?
• Wo drohen besonders negative Konsequenzen, wenn die Aufgabe nicht erledigt wird?

Für die Festlegung täglicher Prioritäten können Sie jeden Abend die fünf wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag notieren und nach Wichtigkeit sortieren. Erst wenn die erste Aufgabe vollständig erledigt ist oder man nicht mehr weiterkommt, werden die folgenden Aufgaben in der festgelegten Reihenfolge bearbeitet. Unerledigte Aufgaben werden in die Liste des Folgetages übertragen und um neue Aufgaben ergänzt, bis wieder fünf Aufgaben auf der Liste stehen. Durch dieses Vorgehen wird sichergestellt, dass das Wichtigsten immer zuerst erledigt wird. Eine bewährte Kontrollfrage zur Konzentration auf die eigenen Prioritäten lautet: »Bringt mich das, was ich gerade tue, meinen Zielen und Prioritäten näher oder lenkt es mich ab?«

Außerdem sollte das Priorisieren von Aufgaben selbst eine hohe Priorität haben. Das bedeutet: Nehmen Sie sich täglich oder wöchentlich Zeit, um ihre Prioritäten zu setzen und zu überdenken, damit Sie Ihre Zeit immer möglichst sinnvoll einsetzen.

Wer zusätzlich langfristige Prioritäten definieren möchte, kann dazu eine getrennte Liste erstellen. Fragen Sie sich: »Was möchte ich im Laufe meines Lebens beruflich oder privat noch tun und erleben, bevor ich irgendwann zu alt dazu bin? Was muss passieren, damit ich später nicht sagen muss: Das wollte ich doch immer einmal tun, habe aber nie die Zeit oder den Mut dazu gefunden.« Notieren Sie Ihre Antworten und versuchen Sie, auch für diese Aktivitäten bereits einen konkreten Termin festzulegen.

Personen, die häufig durch unerwartete Ereignisse oder durch andere Personen von wichtigen Aufgaben abgelenkt werden, sollten im eigenen Interesse auch einmal »Nein« sagen, wenn sie um die Übernahme von Zusatzaufgaben oder um kleine Gefälligkeiten gebeten werden. Wenn Betroffene ihr »Nein« nachvollziehbar und auf nette Weise begründen, wird der Gesprächspartner in der Regel Verständnis dafür haben.

Für Aufgaben, die volle Konzentration erfordern, können Sie in Ihrem Team störungsfreie Zeiten vereinbaren. Außerdem: Wenn Sie für wichtige Aufgaben täglich die gleiche Uhrzeit nutzen, gewöhnt sich das Team schnell daran, dass Sie erst nach Ablauf dieser Zeit wieder zu sprechen sind.

Stressgeplagte sollten zudem ihren beruflichen und privaten Tagesablauf analysieren, um unnötige Zeitfresser aufzuspüren. Hilfreiche Fragen können dabei sein:

• Gibt es Tätigkeiten, die reduziert oder ganz weglassen werden können, ohne dass dies negative Konsequenzen hat?
• Gibt es Tätigkeiten, die sich zeitsparender durchführen lassen?
• Gibt es Tätigkeiten, die auch eine andere Person erledigen könnte?

Viele stellen dann fest, dass sie zu viel Zeit mit »Kleinkram« und »Nebensächlichkeiten« verbringen. In diesem Fall ist es sinnvoll, eine »Not-To-do-Liste« zu erstellen, das heißt eine Aufzählung von Aktivitäten, auf die künftig vollständig verzichtet werden kann, sowie Tätigkeiten, die von anderen Personen erledigt werden können. Auf diese Weise schaffen Sie sich zeitliche Freiräume für wirklich wichtige Aufgaben.

Bei vielen Menschen wird die Aufgaben- und Prioritätenliste trotz aller Maßnahmen nie vollkommen leer sein, weil für jede erledigte Aufgabe sofort eine neue Tätigkeit hinzukommt. Vielleicht hilft in diesem Fall folgendes Bild: Stellen Sie sich vor, Sie blicken eine lange Landstraße hinunter bis zum Horizont. Sie beschließen, auf dieser Straße bis zum Horizont zu gehen. Nachdem Sie den gesamten Tag gelaufen sind, stellen Sie fest, dass der Horizont immer noch genauso weit entfernt ist wie am Morgen. Da sich der Horizont beim Laufen optisch immer weiter in die Ferne verschiebt, können Sie ihn niemals erreichen – egal wie schnell und wie lange Sie laufen. Dem geographischen Ziel »Erreichen des Horizonts« entspricht im Berufs- und Privatleben das Ziel »alles erledigt haben«. Schauen Sie daher abends nicht nur auf Ihre unerledigten Aufgaben, sondern machen Sie sich die Dinge bewusst, die Sie an diesem Tag geschafft haben.