Was die elektronische Patientenakte wirklich bringt

Befunde, OP-Berichte, Arztbriefe: Gerade wer eine längere Krankengeschichte hat, trägt eine regelrechte Zettelwirtschaft von Praxis zu Praxis. Das soll die elektronische Patientenakte (EPA) Patienten und Praxen künftig ersparen. Anfang 2025 legen die gesetzlichen Krankenkassen für ihre Versicherten jeweils eine EPA an – sofern dem nicht widersprochen wurde. Die wichtigsten Fragen im Überblick.

»Die elektronische Patientenakte ist ein virtueller Aktenordner, in den künftig die Gesundheitsdaten von uns Patienten hineinkommen«, sagt Sabine Wolter von der Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen. Beispielsweise Arztbriefe, Laborbefunde und Entlassbriefe aus dem Krankenhaus liegen dann an einem einzigen, digitalen Ort. Künftig sollen etwa auch das Zahnbonusheft oder der Impfpass dort hinterlegt sein.

Wer das erste Mal einen Blick in seine EPA wirft, wird feststellen: Hier gibt es noch nicht viel zu sehen. Anfangs ist die Akte nämlich leer. Ärztinnen und Ärzte sind zwar ab ihrem Ausrollen Anfang 2025 dazu verpflichtet, aktuelle Behandlungsunterlagen dort einzustellen. Ältere Befunde und Co. müssen sie aber nicht hochladen.

Versicherte haben allerdings die Möglichkeit, das selbst zu tun. Oder ihre Krankenkasse darum zu bitten: Ab 2025 können sie das zweimal innerhalb von 24 Monaten tun. Bis zu zehn ältere medizinische Dokumente digitalisiert die Kasse dann, wie die Verbraucherzentrale erklärt.

»Über die Jahre füllt sich die EPA – als Patient hat man ab einem gewissen Zeitpunkt Überblick über alle seine Gesundheitsdaten«, sagt Wolter. Wenn man das denn überhaupt will: Die Nutzung der EPA ist für Versicherte freiwillig – und bleibt es auch.

2025 legen die gesetzlichen Krankenkassen für alle Versicherten, die dem nicht widersprochen haben, eine EPA an. »Das erfolgt automatisch«, sagt Sabine Wolter. Ein erster wichtiger Stichtag ist der 15. Januar 2025. Dann wird die EPA zunächst in bestimmten Modellregionen für die gesetzlich Versicherten ausgerollt – in Hamburg, Franken und Teilen von Nordrhein-Westfalen.

Läuft alles nach Plan, sollen alle anderen gesetzlich Versicherten einen Monat später ihre EPA erhalten. Wann genau, kann sich von Kasse zu Kasse etwas unterscheiden.

»Dann sind übrigens auch die Ärzte verpflichtet, die EPA zu befüllen«, sagt Wolter. »Aber auch da kann es zu Verzögerungen kommen, weil die Praxen ihre Verwaltungssoftware erst einmal aufrüsten müssen.«

• Besserer Überblick über die Krankheitsgeschichte:
  Wann hatte ich die Bauchspiegelung, seit wann nehme ich diese Augentropfen? Wenn diese Fragen im Arztgespräch aufkommen, geraten einige Patienten ins Schlingern: »Viele Menschen haben Schwierigkeiten, ihre ganze Krankengeschichte zu schildern oder wissen Fachbegriffe nicht«, sagt Sabine Wolter. Arztwechsel sollen mit der EPA leichter werden, weil die neue Praxis auf die darin hinterlegten Daten zugreifen kann.
• Zugriff auf Dokumente:
  Alle medizinischen Dokumente gesammelt zu haben, kann erleichternd sein. Wolter zufolge melden sich immer wieder Menschen bei der Verbraucherzentrale, die Schwierigkeiten schildern, weil Praxen ihnen ihre Dokumente nicht aushändigen wollen.
• Bessere Behandlung im Notfall:
  Welche Vorerkrankungen gibt es, welche Untersuchungen wurden bereits durchgeführt? Darüber gibt die EPA Aufschluss. Gerade im Notfall kann sich das auszahlen, wie die Verbraucherschützerin sagt. Trägt man die elektronische Gesundheitskarte bei sich, kann sie spätestens in der Notaufnahme Zugang zur EPA ermöglichen – und damit wichtige Informationen für die Behandlung liefern.

Die Arztpraxis, die Physiotherapeutin oder das Sanittätshaus bekommen über das Auslesen der elektronischen Gesundheitskarte Zugriff auf die Daten, die in der EPA liegen und die für sie sichtbar sind.

Aber wie kommen Sie selbst an Ihre EPA? »Wer die vollen Möglichkeiten nutzen will, braucht die EPA-App seiner Krankenkasse«, sagt Sabine Wolter. Wie die genau heißt, kann man über eine Liste der Gematik herausfinden, der nationalen Agentur für digitale Medizin. Alternativ soll auch die Möglichkeit geschaffen werden, sich über eine Browser-Anwendung am PC Zugang zur EPA zu verschaffen.

Was es für den Zugang braucht:

• Elektronische Gesundheitskarte mit NFC-Funktion: »Die erkennt man daran, dass sich ein kleines Funkwellen-Symbol auf der Karte befindet«, sagt Wolter.
• PIN: Die müssen Versicherte bei ihrer Krankenkasse anfordern – das kann man auch vorab schon tun. »Die bekommen Sie allerdings nicht einfach so per Post zugeschickt, sondern Sie müssen sich authentifizieren«, sagt Wolter. Gängig ist das Postident-Verfahren, bei dem man sich in der Postfiliale vor Ort mit dem Personalausweis legitimiert.
• Endgerät: Die mobilen Betriebssysteme Android 10 oder iOS 16 sollten es auf dem Smartphone mindestens sein. »Beim PC braucht man ein Kartenlesegerät mit Sicherheitsstufe zwei«, sagt Wolter.

Längst nicht jedem erscheint dieser Prozess leicht: »Die App freizuschalten, erfordert Frustrationstoleranz«, schreibt die Zeitschrift »Finanztest« (Ausgabe 1/2025). Wer Unterstützung braucht, kann sie bei seiner Krankenkasse bekommen: Mit dem Ausrollen der EPA sind die Kassen verpflichtet, Ombudsstellen einzurichten, die bei der Einrichtung unterstützen.

Ist die App einmal zum Laufen gebracht, kann man die Dokumente in der EPA einsehen. Um sich in der App anzumelden, muss man dann die elektronische Gesundheitskarte ans Smartphone oder PC-Kartenlesegerät halten.

Sie können zum Beispiel Zugriffsrechte bestimmen. Nicht jeder Arzt, der auf die EPA zugreift, kann dann alles sehen, was dort abgelegt ist. Wer also nicht möchte, dass die Zahnärztin von der Psychotherapie erfährt, kann dafür sorgen.

Der Zeitschrift »Finanztest« zufolge ist es sogar sinnvoll, bei den Zugriffsrechten nachzujustieren, denn viele Versicherte seien sich der sehr weitreichenden Voreinstellungen nicht bewusst. Die EPA sei so programmiert, dass »viele Personen, mit denen Sie aktuell im Gesundheitssystem zu tun haben, die meisten Inhalte aus der Versichertenkarte auslesen können«, so »Finanztest«. Also etwa auch die Praxisangestellte oder der Apotheker.

Übrigens: »Man kann auch die Dauer der Zugriffsrechte verändern«, sagt Sabine Wolter. »Standardmäßig sind in der EPA für Arztpraxen 90 Tage Zugriffsrecht eingestellt. Wenn die Karte dort eingelesen wird, startet diese Zeit.« Für Apotheken sind standardmäßig drei Tage Zugriffsrecht programmiert.

Auch Kinder bekommen eine EPA – sofern ihre Eltern dem nicht widersprechen. »Ein Baby, das im März auf die Welt kommt, würde mit Beginn seiner gesetzlichen Familienversicherung eine EPA eingerichtet bekommen. Die verwalten dann natürlich die Eltern«, sagt Sabine Wolter. Und zwar bis zum 16. Lebensjahr des Kindes, danach kann es allein über seine EPA entscheiden.

Die Nutzung der EPA ist und bleibt freiwillig. Wer nicht möchte, dass eine für ihn oder sie eingerichtet wird, sollte rechtzeitig widersprechen. Über den genauen Weg informiert man sich dabei bei der eigenen Krankenkasse.

Doch auch, wenn die EPA bereits eingerichtet ist, gibt es die Möglichkeit, sie wieder löschen zu lassen. Und wenn man sie hat löschen lassen, sich aber wieder umentscheidet? »Dann kann man auch im Nachhinein die Krankenkasse bitten, erneut eine EPA anzulegen«, sagt Sabine Wolter.

»Das Schutzniveau ist schon sehr hoch«, sagt Sabine Wolter. »Die Daten werden schließlich nicht per Mail verschickt, sondern über die spezielle Telematikinfrastruktur, die eine Art geschlossenes Datensystem im Gesundheitswesen ist.«

Sowohl Ärztinnen und Ärzte als auch Patientinnen und Patienten müssen sich identifizieren, um Zugriff auf die Inhalte einer EPA zu bekommen. Aber natürlich gilt bei der EPA wie bei anderen digitalen Anwendungen auch: »Im Netz ist nie alles hundertprozentig sicher«, so Wolter.

Übrigens: Der Gematik zufolge haben die Krankenkassen selbst keinen Zugriff auf die EPA – nur Patienten und Ärzte beziehungsweise andere Heilberufler können die Daten, die darin liegen, einsehen.

»Wer digital wenig fit ist, vielleicht gar kein Smartphone oder PC hat, der ist auf die Hilfe Dritter angewiesen«, sagt Sabine Wolter von der Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen. Ohne solche Unterstützung können Betroffene die EPA nämlich nur passiv nutzen. Heißt: Sie können keine Daten einsehen, hochladen oder verwalten und auch keine Zugriffsrechte ändern.

Von der EPA können sie aber dennoch profitieren: Denn Arztpraxen, Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen können auf die dort gesammelten Dokumente zugreifen. Das kann etwa einen Arztwechsel erleichtern oder unnötige Doppeluntersuchungen vermeiden.

Wolter, die auch Vorträge zur EPA hält, berichtet: »Manche Menschen sagen: Mir reicht es, wenn der Hausarzt seine Daten reinstellt und der Facharzt die dann sehen und im Gegenzug seine reinstellen kann.« Oder wenn das Krankenhaus, sollte man dorthin im Notfall eingeliefert werden, etwa den eigenen Medikationsplan kennt.

Neben der Möglichkeit, eine Vertrauensperson ins Boot zu holen, können Offliner auch Ombudsstellen der Krankenkasse nutzen. Im Zuge des Ausrollens der EPA sind die Krankenkassen verpflichtet, Ombudsstellen einzurichten. An sie soll man sich wenden können, wenn man zum Beispiel Widerspruch gegen die standardmäßig eingestellten Zugriffsberechtigungen einlegen will. Die Ombudsstellen sollen sie dann technisch in der EPA umsetzen, heißt es von der Verbraucherzentrale.