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Für Apotheken

Was zum Start der EPA wichtig ist

Die elektronische Patientenakte (EPA) ist seit Ende April bundesweit ausgerollt und damit auch für Apotheken nutzbar. Die ABDA – Bundesvereinigung Deutscher Apothekerverbände hat in einem FAQ-Papier viele apothekenrelevante Fragen zusammengefasst, daraus folgend einige wichtige Aspekte.
AutorKontaktJuliane Brüggen
Datum 06.05.2025  14:00 Uhr

Ab wann wird die EPA Pflicht?

Nach der Pilotierung in einigen Modellregionen seit dem 15. Januar, hat am 28. April 2025 die Hochlaufphase in Sachen EPA begonnen. Sofern die softwaretechnischen Voraussetzungen gegeben sind, können Leistungserbringer wie Arztpraxen und Apotheken nun bundesweit auf die EPA zugreifen. Die Nutzung ist in dieser Phase freiwillig und soll dazu dienen, sich mit der EPA vertraut zu machen. Verpflichtend wird die EPA-Nutzung für Arztpraxen und Apotheken voraussichtlich ab 1. Oktober 2025.

Wie können Patienten ihre EPA einsehen?

Die EPA wird für alle Versicherten angelegt, die dem nicht widersprochen haben – auch wenn sie selbst keine Einsicht in die Daten haben. Es ist aber möglich, über die EPA-App der Krankenkasse auf die Akte zuzugreifen und diese zu verwalten. Um die App zu nutzen, sind bestimmte Schritte zur Registrierung erforderlich. Dabei sollen die Krankenkassen ihre Versicherten unterstützen. Patienten können auch einen Vertreter damit beauftragen, die App für sie einzurichten. Die EPA soll zukünftig auch über einen Desktop Client am PC nutzbar sein.

Möchte oder kann ein Patient die App nicht nutzen, sind die Ombudsstellen der Krankenkassen behilflich.

Wie und wie lange können Apotheken auf die EPA zugreifen?

Apotheken dürfen wie Ärzte nur im Rahmen eines bestehenden Behandlungskontextes auf die EPA zugreifen. Dieser Kontext entsteht mit dem Stecken der EGK in das Terminal. Der Zugriff ist dann standardmäßig auf drei Kalendertage begrenzt (Tag des Steckens + zwei Tage). Wer wann auf die EPA zugegriffen hat, wird protokolliert. Alternativ kann der Versicherte eine benutzerdefinierte Zugriffsberechtigung über die EPA-App oder den Computer einrichten. Hier kann er auch die Zugriffsdauer verkürzen oder verlängern bis hin zur unbefristeten Nutzung für eine Apotheke.

Was kann – abgesehen von technischen Problemen – der Grund sein, dass die Apotheke keine EPA sieht?

Dafür kann es die folgenden Gründe geben:

  • Die Zugriffsberechtigung ist abgelaufen oder wurde vom Versicherten beendet.
  • Der Versicherte hat der Nutzung der EPA widersprochen.
  • Der Versicherte hat widersprochen, dass die Apotheke auf die EPA zugreifen darf.

Welche Informationen sehen Apotheken aktuell?

Mit dem Start der Hochlaufphase wird zunächst die elektronische Medikationsliste (EML) aufgebaut. Ärzte können außerdem Dokumente wie Befunde und Arztbriefe einstellen. Perspektivisch sollen auch Notfalldaten, Impfdokumentationen sowie das Untersuchungsheft für Kinder und der Mutterpass integriert werden. Eine rückwirkende Befüllung ist nicht vorgesehen, außer der Patient lässt dies auf seinen ausdrücklichen Wunsch hin von der Krankenkasse vornehmen.

Der Patient entscheidet, welche Informationen für welche Institution sichtbar sind. Er hat außerdem die Möglichkeit, einzelnen Anwendungen der EPA komplett zu widersprechen. PTA oder Apotheker können also nicht davon ausgehen, dass eine angezeigte Patientenakte insgesamt vollständig beziehungsweise für die Apotheke vollständig sichtbar ist.

Ab wann können Patienten selbst Dokumente einstellen?

Dass Patienten Dokumente selbst einstellen, ist frühestens ab 2026 geplant. Sie können aber Dokumente eigenständig über die EPA-App löschen oder eine Arztpraxis damit beauftragen. Auch Apotheken sollen in Zukunft auf Wunsch des Versicherten Dokumente löschen können.

Was ist der digital gestützte Medikationsprozess (DGMP)?

Ziel des DGMP ist es, alle medikationsrelevanten Informationen lückenlos in der EPA eines Versicherten zu dokumentieren. Der erste Schritt ist die elektronische Medikationsliste, die bereits jetzt für Apotheken sichtbar ist (sofern vom Patienten zugelassen). Frühestens ab März 2026 soll der elektronische Medikationsplan folgen. Geplant ist außerdem, relevante Zusatzinformationen zur Arzneimitteltherapiesicherheit hinterlegen zu können, etwa Körpergröße, Gewicht, Kreatininwert, Allergien oder Unverträglichkeiten.

Patienten können dem DGMP widersprechen. Die E-Rezept-Daten laufen dann zwar weiter in die EML, sind aber für Gesundheitseinrichtungen nicht mehr sichtbar.

Was ist die elektronische Medikationsliste?

Die EML listet chronologisch die per E-Rezept verordneten beziehungsweise abgegebenen Präparate des Versicherten auf. Die Liste beginnt laut ABDA mit Anlegen der EPA für den jeweiligen Versicherten, also frühestens am 15. Januar 2025. Die Informationen werden automatisch vom E-Rezept-Fachdienst übertragen. Hierbei kann zu zeitlichen Verzögerungen kommen. Weder Ärzte noch Apotheken können in den Prozess eingreifen. Auf Papierrezept verordnete Arzneimittel sowie selbst erworbene OTC-Arzneimittel oder Nahrungsergänzungsmittel sind vorerst nicht in der EML enthalten.

Welche Angaben sind in der EML dargestellt?

Welche Informationen zu sehen sind, hängt davon ab, ob das E-Rezept eingelöst wurde oder nicht. Hat eine Apotheke das E-Rezept beliefert sind laut ABDA in der Regel folgende Informationen zum abgegebenen Arzneimittel sichtbar: Verordnungsdatum, Abgabedatum, Arzneimittelbezeichnung, Darreichungsform, Dosierungsangabe/Gebrauchsanweisung, PZN, verordnender Arzt und abgebende Apotheke. Wirkstoff und Wirkstärke sollen ab April 2025 ebenfalls sichtbar sein. Bei E-Rezepten, die keine Fertigarzneimittel beinhalten, etwa Rezepturen, können die Angaben abweichen.

Wie gehen Apotheken mit den Informationen in der EML um?

Nach Ansicht des Deutschen Apothekerverbands (DAV) müssen PTA und Apotheker nicht bei jedem Kundenkontakt die EML verwenden, sondern nur, wenn sich aus dem Beratungsgespräch ein Grund dafür ergibt. Eine Volltextsuche wird es voraussichtlich erst ab März 2026 geben, was die Anwendung bis dahin mitunter erschweren kann.

Apotheken können über die EML sehen, welche Rezepte in anderen Apotheken eingelöst wurden. Hier sollten sich Apothekenteams überlegen, wie sie damit umgehen möchten und wie die Kommunikation mit dem Patienten diesbezüglich aussehen soll.

Können Apotheken Änderungen an der EML vornehmen?

Das Löschen oder Ausblenden von einzelnen Medikationseinträgen in der EML ist grundsätzlich nicht möglich. Apotheken und Arztpraxen können aber voraussichtlich ab März 2026 Einträge ergänzen oder bearbeiten. Dann kann zum Beispiel eine Verordnung markiert werden, die der Patient nie eingenommen hat.

Patienten sollen in späteren Ausbaustufen der EPA selbst erworbene Präparate über die EPA-App ergänzen können. Die Einträge werden dann als vom Patienten erstellt kenntlich gemacht.

Wie unterscheidet sich die EML vom elektronischen Medikationsplan (EMP)?

Die EML wird überwiegend automatisch befüllt und entspricht einer Medikationshistorie. Sie enthält chronologisch die ausgestellten und belieferten E-Rezepte, perspektivisch manuell ergänzt um die OTC-Präparate.

Der EMP wird aktiv befüllt und soll nur die aktuelle Medikation des Patienten enthalten. Hier können außerdem zusätzliche Informationen hinterlegt werden, etwa Einnahmehinweise, Anwendungsdauer, Indikationen und Dosierungen. Apotheken werden zukünftig im Kontext der Rezeptbelieferung zur Aktualisierung des EMP verpflichtet sein.

Wie geht man mit besonders sensiblen Informationen um?

Ärzte sind verpflichtet, die Patienten auf ihr Widerspruchsrecht hinzuweisen, bevor sie potenziell stigmatisierende Informationen in die EPA einstellen. Dies kann beispielsweise sexuell übertragbare Infektionen, psychische Erkrankungen oder Schwangerschaftsabbrüche betreffen. Vor dem Einstellen von Dokumenten zu genetischen Untersuchungen muss der Patient explizit eingewilligt haben.

Welche Pflichten haben Apotheken?

Die Pflicht zum Einstellen von Daten in die EPA betrifft folgende Berufsgruppen: Vertragsärzte, Vertragspsychotherapeuten, Krankenhausärzte, Krankenhäuser, Apotheken, Zahnärzte und die Versicherten selbst. Mittelfristig sollen andere Berufsgruppen hinzukommen wie Physiotherapeuten und Ergotherapeuten.

Je nach Berufsstand liegen unterschiedliche Verpflichtungen vor, wobei die Versicherten immer ein Widerspruchsrecht haben. Apotheken trifft laut § 346 Abs. 2 Sozialgesetzbuch V (SGB V) die Pflicht, Versicherte im Rahmen der Abgabe eines Arzneimittels bei der Verarbeitung arzneimittelbezogener Daten in der EPA zu unterstützen. Dies ist nur möglich, sofern eine entsprechende Zugriffsberechtigung besteht.

Apotheken haben darüber hinaus eine Ergänzungspflicht in Bezug auf den elektronischen Medikationsplan, die elektronische Verordnung (EVO) und Dispensierinformationen, sofern die Daten nicht vom Arzt gespeichert wurden.

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