Wünsche und Konflikte offen ansprechen

Besonders in der heutigen Zeit, in der es schwierig ist, gutes Personal zu finden, achten immer mehr Unternehmen darauf, dass sich alle Mitarbeiter wohl fühlen. Im Mitarbeitergespräch haben beide Seiten die Möglichkeit, frühzeitig Punkte zu erkennen, mit denen sie unzufrieden sind. Dann lassen sich meist rechtzeitig Wege finden und Maßnahmen ergreifen, damit die Mitarbeiter dem Unternehmen treu bleiben, sich wohlfühlen und einbinden.

Ein Mitarbeitergespräch sollte mindestens einmal im Jahr stattfinden. Vorab sollte klar sein, dass der Mitarbeiter hierbei seine Wünsche äußern kann und auch sollte, ebenso wie Mängel oder Ärgernisse. Das nimmt die Sorge, dass es um ein Kritikgespräch gehen könnte. Besonders, wenn solche Gespräche regelmäßig geführt werden, kommen dabei häufig auch unterschwellige Konflikte auf den Tisch.

Vor dem Gespräch ist es sowohl für Mitarbeiter als auch Vorgesetzte hilfreich, eine kleine Agenda mit Fragen vorzubereiten, etwa: Mit was fühlen Sie sich wohl? Wo brauchen Sie Unterstützung? Möchten Sie etwas verändern? Was sind Ihre persönlichen und beruflichen Ziele? 

Machen Sie sich auch klar, aus welchen Gründen Mitarbeiter am häufigsten die Arbeitsstelle wechseln. Das sind vor allem:

• zu wenig Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
• zu viel oder zu wenig Arbeit
• fehlende oder defizitiäre Führung
• keine Identifikation mit den Unternehmenszielen
• Konflikte im Team
• ein zu geringes Gehalt.

Treffen einige dieser Punkte auf die jeweilige Situation des Mitarbeiters zu? Diese sollten dann auf jeden Fall im Gespräch angesprochen werden.

Jeder Mitarbeiter sollte sich fragen: Kann ich mich hier beruflich und persönlich so weiterentwickeln, wie ich es möchte? Wenn ja, wodurch genau? Das ist auch für den Chef gut zu wissen. Zum einen, weil er den Mitarbeiter dann besser unterstützen kann und zum anderen, weil dies auch für andere Mitarbeiter Möglichkeiten bietet, sich noch wohler zu fühlen, ohne dass diese es konkret formulieren. Zu reflektieren und in Worte zu fassen, was man sich wünscht, fällt nicht jedem leicht.

Im Mitarbeitergespräch sollte dann besprochen werden, in welchen Bereichen sich der Mitarbeiter weiter qualifizieren möchte. Vielleicht gibt es ja die Möglichkeit, Experte auf einem bestimmten Gebiet zu werden, der sein Wissen an die Kollegen weitergibt?

Haben Sie gerade eine Phase hinter sich mit einem hohen Krankenstand, in der die Mitarbeiter viele Überstunden leisten mussten? Das Mitarbeitergespräch ist auch der geeignete Rahmen, um zu besprechen, wie die Stunden vergütet werden sollen, etwa durch Freizeitausgleich oder Bezahlung.

Auch kann es sein, dass ein Mitarbeiter mit der Zeit andere Aufgaben übernommen hat, als es in der Stellenbeschreibung ursprünglich vereinbart war. Dies ist ein guter Anlass, die Stellenbeschreibung diesbezüglich zu korrigieren und zu analysieren, wie viel Zeit für welche Aufgabe eingesetzt wird. So lässt sich auch gut erkennen, wo Unterstützung nötig ist und welche Aufgaben er gegebenenfalls abgeben oder übernehmen kann.

Was vielen Mitarbeitern häufig fehlt, sind Klarheit und Wertschätzung. Wichtig: Jeder Kollege sollte wissen, für was er zuständig ist. Aufgaben sollten nicht von einer zur anderen Person geschoben werden. Besonders in stressigen Zeiten hilft diese Klarheit. Aber auch die verbale und nonverbale Wertschätzung ist wichtig. Dabei geht es nicht nur um Lob, Anerkennung umfasst mehr, etwa, dass genau beschrieben wird, was als besonders erkannt wird. Zum Beispiel: »Herr Müller, wie Sie mit der schwierigen Kundin eben umgegangen sind: Hut ab. Sie kam wütend herein und ist mit einem Lächeln im Gesicht aus der Apotheke raus.« Hier macht sich jemand die Mühe, seine Beobachtung in Worte zu fassen. Ein Schulterklopfen zwischendurch oder ein Umgang nach dem Motto »Nicht gemeckert ist genug gelobt« reichen vielen Mitarbeitern nicht aus, damit sie sich wertgeschätzt fühlen.

Grelle Farbkombinationen und bunte Tüchlein, die sich alle um den Hals binden müssen, haben nichts mit gemeinsamer Ausrichtung der Unternehmensziele zu tun. Chefs und Führungskräfte sollten sich vielmehr fragen: Wer wollen Sie als Apotheke sein? Was wollen Sie Besonderes tun? Was ist Ihr Alleinstellungsmerkmal? Besondere Produkte, die Schnelligkeit der Lieferung, die umfangreiche Beratung, die angenehme Atmosphäre, die gute Erreichbarkeit?

Ein Beispiel: Ist das Motto »Blitzsauber und blitzschnell«, dann dürfen auf der Fußmatte im Eingangsbereich keine alten Kaugummis kleben. Es darf nicht zehnmal das Telefon klingeln, bis jemand rangeht. Unternehmensziele können vom Inhaber vorgegeben werden, sie können aber auch aus dem Team heraus gemeinsam bestimmt werden. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch gelebt werden. Erarbeiten Sie doch einmal im Team, mit welchen Zielen für die Apotheke Sie sich identifizieren wollen oder auch, worin sie schon besonders gut sind. Das kann einen echten Motivationsschub für alle geben.

»Gibt es etwas Konkretes, das Sie sich anders wünschen?« Das ist für den Vorgesetzten eine gute Möglichkeit, sanft nach einem Konflikt im Team zu fragen. Wenn es jedoch schon »offiziell« ist, dass zwei Kollegen seit einiger Zeit einen Streitpunkt haben, kann dies im Mitarbeitergespräch offen angesprochen werden. »Frau Müller, es ist ja spürbar, dass Sie und Frau Maier nicht mehr so entspannt miteinander arbeiten können wie vor einem Jahr. Was ist passiert?« Hier ist es auch elegant, auf einen Zeitpunkt zu verweisen, zu dem es gut lief. »Haben Sie eine Idee, wie wir dieses gute Kollegenverhältnis wiederherstellen können?«

Wenn der Konflikt schon verhärtet ist, kann es helfen, einen Profi einzuladen. Ein Mediator als unparteiischer Dritter, der erstmal unvoreingenommen zuhört, was die beiden Parteien auf dem Herzen haben und dann mit Klarheit unterstützt, ist gut investiertes Geld in den Frieden und Motivation für das ganze Team.

Das Gehalt – ein heikles Thema. Es ist zum einen ein Zeichen der Wertschätzung und Anerkennung, zum anderen das Mittel, mit dem man die Rechnungen bezahlt und sich Wünsche erfüllt. Die meisten Vorgesetzten sprechen das Thema lieber nicht an, da sie keine schlafenden Hunde wecken möchten. Dabei gilt es aber zu bedenken, was es kostet, wenn ein Mitarbeiter das Haus verlässt und Anzeigen geschaltet müssen, um jemand Neues zu finden, der dann auch noch einzuarbeiten ist.

Da auf eine Gehaltserhöhung immer noch Sozialversicherungsbeiträge für den Arbeitgeber aufgeschlagen werden und beim Mitarbeiter abgezogen werden, können Sie im Gespräch vielleicht etwas finden, wo zumindest zu einem Teil beide profitieren. Schauen Sie auch gemeinsam nach Alternativen der Entgeltoptimierung, etwa betriebliche Altersversorgung, Essenschecks, Firmenfahrrad oder ähnliches.