Effizienter arbeiten

Der Begriff Multitasking bezeichnet das gleichzeitige Arbeiten an mehreren Aufgaben. Dieses Vorgehen verlängert in vielen Fällen die Bearbeitungszeiten, weil man sich bei jedem Wechsel zwischen den Tätigkeiten immer wieder neu in die andere Aufgabe hineindenken muss. Konzentrieren Sie sich daher möglichst immer nur auf eine Tätigkeit. Erst wenn diese Aufgabe erledigt ist, wenden Sie sich der nächsten Tätigkeit zu. Fassen Sie daher auch gleichartige Tätigkeiten möglichst zu Arbeits- und Zeitblöcken zusammen. Erledigen Sie EMails, Telefonate und andere Routinetätigkeiten gesammelt und zu festen Zeiten.

Die meisten Menschen sind am Vormittag am leistungsfähigsten. Diese Zeit sollten Sie daher bevorzugt für schwierige Aufgaben nutzen. Routinearbeiten erledigen Sie dagegen in der leistungsschwächeren Tageszeit (zum Beispiel nach dem Mittagessen oder kurz vor Feierabend). Halten Sie geplante Pausen regelmäßig ein, denn bei ununterbrochener Arbeit sinkt die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit nach einiger Zeit und die Fehlerquote steigt. Betrachten Sie Pausen daher als unbedingt erforderliche Regeneration und als wichtige Voraussetzung, um anschließend wieder gute und fehlerfreie Arbeit leisten zu können. Wer mit Pausen wartet, bis er vollkommen erschöpft ist, erlebt danach oft ein längeres Leistungstief.

Legen Sie vor Beginn Ihrer beruflichen Telefonate fest, welche Punkte Sie besprechen wollen, damit das Telefonat strukturiert abläuft. Vermeiden Sie, dass Ihr Gesprächspartner das Telefonat gegen Ihren Willen in ein längeres Gespräch über das Wetter, Urlaubspläne, Haustiere oder Hobbies ausweitet. Legen Sie sich bei Bedarf einige Redewendungen zurecht, durch die Sie das Gespräch mit derartigen „Dauerrednern“ auf nette und höfliche Weise beenden können.

Wenn Sie Teambesprechungen durchführen, so sollten alle Themen und Besprechungsziele vorab definiert werden und den Teilnehmern vor Beginn der Besprechung bekannt sein. Legen Sie nicht nur den Beginn, sondern auch das Ende der Besprechung fest. Weisen Sie alle Besprechungsteilnehmer zu Beginn darauf hin, dass alle Themen innerhalb der vorgegebenen Zeit diskutiert werden sollen. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass Diskussionen zeitlich unbegrenzt ausufern.