Für Apotheken

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Fragen und Antworten zur ePA

Nach einer Testphase in Modellregionen startete am 28. April 2025 die Hochlaufphase in Sachen ePA. Sofern die softwaretechnischen Voraussetzungen gegeben waren, konnten Leistungserbringer wie Arztpraxen und Apotheken bundesweit auf die ePA zugreifen. Die Nutzung in dieser Phase war freiwillig. Verpflichtend ist die ePA-Nutzung für Leistungserbringer wie Arztpraxen und Apotheken seit dem 1. Oktober 2025.

Die EPA wurde für alle Versicherten angelegt, die dem nicht widersprochen haben – auch wenn sie selbst keine Einsicht in die Daten haben. Es ist aber möglich, über die ePA-App der Krankenkasse auf die Akte zuzugreifen und diese zu verwalten. Um die App zu nutzen, sind bestimmte Schritte zur Registrierung erforderlich. Dabei sollen die Krankenkassen ihre Versicherten unterstützen. Patienten können auch einen Vertreter damit beauftragen, die App für sie einzurichten und zu führen. Die ePA kann alternativ über einen Desktop Client am PC genutzt werden. Dazu ist eine Einrichtung mittels Kartenlesegerät erforderlich.

Möchte oder kann ein Patient die App nicht nutzen, sind die Ombudsstellen der Krankenkassen behilflich.

Apotheken dürfen wie Ärzte nur im Rahmen eines bestehenden Behandlungskontextes auf die ePA zugreifen. Dieser Kontext entsteht mit dem Stecken der eGK in das Terminal. Der Zugriff ist dann standardmäßig auf drei Kalendertage begrenzt (Tag des Steckens + zwei Tage). Wer wann auf die ePA zugegriffen hat, wird protokolliert. Außerdem kann der Versicherte eine benutzerdefinierte Zugriffsberechtigung für eine Apotheke über die ePA-App oder den Computer einrichten. Hier kann er auch die Zugriffsdauer verkürzen oder verlängern bis hin zur unbefristeten Nutzung für eine Apotheke.

Gut zu wissen: Praxen und Krankenhäuser erhalten einen längeren Zugriff auf die ePA, sofern der Patient dies zulässt: Sie dürfen standardmäßig 90 Tage auf die ePA zugreifen.

Dafür kann es die folgenden Gründe geben:

• Die Zugriffsberechtigung ist abgelaufen oder wurde vom Versicherten beendet.
• Der Versicherte hat der Nutzung der ePA widersprochen.
• Der Versicherte hat widersprochen, dass die Apotheke auf die ePA zugreifen darf.

Für Apotheken relevant ist aktuell vor allem die elektronischen Medikationsliste, die alle elektronischen Verordnungen eines Patienten auflistet. Zukünftig soll auch der elektronische Medikationsplan und ein elektronischer Impfpass enthalten sein. Einsehbar sind außerdem von Ärzten eingestellte Dokumente wie Labor- und Bildbefunde sowie Arztbriefe. Auch Notfalldaten, das Untersuchungsheft für Kinder und der Mutterpass sollen zukünftig integriert werden. Eine rückwirkende Befüllung ist nicht vorgesehen. Apotheken können laut Gematik auf einen Großteil der ePA-Inhalte zugreifen, unterbunden ist zum Beispiel die Einsicht von Zahnbonusheften oder elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. 

Grundsätzlich ist zu beachten, dass der Patient entscheidet, ob eine Institution auf die Informationen der EPA zugreifen kann. Er hat außerdem die Möglichkeit, einzelnen Anwendungen der ePA komplett zu widersprechen. PTA oder Apotheker können also nicht davon ausgehen, dass eine angezeigte Patientenakte insgesamt vollständig beziehungsweise für die Apotheke vollständig sichtbar ist.

Im Juli 2025 erfolgte laut Gematik ein Update auf die Version 3.0.5, die zum Beispiel Verbesserungen beim Einrichten von Vertretern und beim institutionsspezifischen Verbergen der Medikationsliste bietet. Außerdem wurde der TI-Messenger für Versicherte eingeführt. Diesen können Patienten, sofern die Krankenkasse den Messenger integriert hat, zur sicheren Kommunikation mit der Krankenkasse und den Leistungserbringern nutzen.

Im September 2025 teilte die Gematik mit, dass weitere Spezifikationen für eine Funktionserweiterung der ePA sowie Zeitpläne beschlossen wurden. Demnach soll 2026 der elektronische Medikationsplan (eMP) eingeführt werden sowie eine Möglichkeit für Versicherte, bei neuen Zugriffen auf die ePA Push-Mitteilungen zu erhalten. Auch das Nachtragen von Medikamenten wie BtM oder OTC-Arzneimittel soll möglich werden. In einer weiteren Ausbaustufe ist die Umsetzung der Volltextsuche und die Datenausleitung zu Forschungszwecken an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit vorgesehen.

Laut Gematik habe sich das Vorgehen einer Pilotierung bei der ePA bewährt, daher sind vor der flächendeckenden Einführung dieser Funktionalitäten Tests in den Modellregionen vorgesehen.

Nein, obwohl sie Betreiber der ePA sind, haben Krankenkassen aufgrund technischer Mechanismen keine Möglichkeit die Inhalte zu sehen, so die Gematik.

Laut Gematik können Patienten Dokumente in den Formaten pdf, txt, xml, p7 und json in die EPA hochladen. Sie können außerdem Dokumente eigenständig über die ePA-App oder am PC löschen oder eine Arztpraxis damit beauftragen. Auch Apotheken sollen in Zukunft auf Wunsch des Versicherten Dokumente löschen können.

Ziel des DGMP ist es, alle medikationsrelevanten Informationen lückenlos in der ePA eines Versicherten zu dokumentieren. Der erste Schritt ist die elektronische Medikationsliste, die bereits jetzt für Apotheken sichtbar ist. Frühestens ab März 2026 soll der elektronische Medikationsplan folgen. Geplant ist außerdem, relevante Zusatzinformationen zur Arzneimitteltherapiesicherheit hinterlegen zu können, etwa Körpergröße, Gewicht, Kreatininwert, Allergien oder Unverträglichkeiten.

Patienten können dem DGMP widersprechen. Die E-Rezept-Daten laufen dann zwar weiter in die eML, sind aber für Gesundheitseinrichtungen nicht mehr sichtbar.

Die eML listet chronologisch die per E-Rezept verordneten sowie abgegebenen Präparate des Versicherten auf. Die Liste beginnt laut ABDA mit Anlegen der ePA für den jeweiligen Versicherten, also frühestens am 15. Januar 2025. Die Informationen werden automatisch vom E-Rezept-Fachdienst übertragen. Hierbei kann es zu zeitlichen Verzögerungen kommen. Weder Ärzte noch Apotheken können in den Prozess eingreifen. Auf Papierrezept verordnete Arzneimittel wie zum Beispiel Betäubungsmittel sowie selbst erworbene OTC-Arzneimittel oder Nahrungsergänzungsmittel sind vorerst nicht in der EML enthalten. Apotheken sollen diese aber zukünftig nachtragen können.

Welche Informationen zu sehen sind, hängt davon ab, ob das E-Rezept eingelöst wurde oder nicht. Hat eine Apotheke das E-Rezept beliefert sind laut ABDA in der Regel folgende Informationen zum abgegebenen Arzneimittel sichtbar: Verordnungsdatum, Abgabedatum, Arzneimittelbezeichnung, Wirkstoff, Wirkstärke, Darreichungsform, Dosierungsangabe/Gebrauchsanweisung, PZN, verordnender Arzt und abgebende Apotheke. Bei E-Rezepten, die keine Fertigarzneimittel beinhalten, etwa Rezepturen, können die Angaben abweichen.

Nach Ansicht des Deutschen Apothekerverbands (DAV) müssen PTA und Apotheker nicht bei jedem Kundenkontakt die eML verwenden, sondern nur, wenn sich aus dem Beratungsgespräch ein Grund dafür ergibt. Eine Volltextsuche ist erst für die weiteren Ausbaustufen der EPA geplant, was die Anwendung bis dahin mitunter erschweren kann.

Apotheken können über die eML auch sehen, welche Rezepte in anderen Apotheken eingelöst wurden. Hier sollten sich Apothekenteams überlegen, wie sie damit umgehen möchten und wie die Kommunikation mit dem Patienten diesbezüglich aussehen soll.

Das Löschen oder Ausblenden von einzelnen Medikationseinträgen in der EML ist grundsätzlich nicht möglich. Apotheken und Arztpraxen sollen aber zukünftig um Beispiel abgegebene OTC-Arzneimittel ergänzen oder bestehende Einträge bearbeiten können. 

Patienten sollen in späteren Ausbaustufen der ePA auch selbst Präparate ergänzen können. Die Einträge werden dann als vom Patienten erstellt kenntlich gemacht.

Die eML wird überwiegend automatisch befüllt und entspricht einer Medikationshistorie. Sie enthält chronologisch die ausgestellten und belieferten E-Rezepte, perspektivisch manuell ergänzt um die OTC-Präparate.

Der eMP wird aktiv befüllt und enthält nur die aktuelle Medikation des Patienten. Hier können außerdem zusätzliche Informationen hinterlegt werden, etwa Einnahmehinweise, Anwendungsdauer, Indikationen und Dosierungen. Laut Gematik können komplexe Dosierschemata in der ePA abgebildet werden, die über das so genannte 4er-Schema beim bundeseinheitlichen Medikationsplan (BMP) hinausgehen. 

Apotheken werden zukünftig im Kontext der Rezeptbelieferung zur Aktualisierung des EMP verpflichtet sein.

Ärzte sind verpflichtet, die Patienten auf ihr Widerspruchsrecht hinzuweisen, bevor sie potenziell stigmatisierende Informationen in die ePA einstellen. Dies kann beispielsweise sexuell übertragbare Infektionen, psychische Erkrankungen oder Schwangerschaftsabbrüche betreffen. Vor dem Einstellen von Dokumenten zu genetischen Untersuchungen muss der Patient explizit eingewilligt haben.

Die Pflicht zum Einstellen von Daten in die ePA betrifft folgende Berufsgruppen: Vertragsärzte, Vertragspsychotherapeuten, Krankenhausärzte, Krankenhäuser, Apotheken, Zahnärzte und die Versicherten selbst. Mittelfristig sollen andere Berufsgruppen hinzukommen wie Physiotherapeuten und Ergotherapeuten.

Je nach Berufsstand liegen unterschiedliche Verpflichtungen vor, wobei die Versicherten immer ein Widerspruchsrecht haben. Apotheken trifft laut § 346 Abs. 2 Sozialgesetzbuch V (SGB V) die Pflicht, Versicherte im Rahmen der Abgabe eines Arzneimittels bei der Verarbeitung arzneimittelbezogener Daten in der ePA zu unterstützen. Dies ist nur möglich, sofern eine entsprechende Zugriffsberechtigung besteht.

Apotheken haben darüber hinaus eine Ergänzungspflicht in Bezug auf den elektronischen Medikationsplan, die elektronische Verordnung (EVO) und Dispensierinformationen, sofern die Daten nicht vom Arzt gespeichert wurden.

Aktualisiert am 05.01.2026