Prioritäten richtig setzen

Für die meisten Menschen gibt es vermutlich immer mehr zu erledigen als Zeit zur Verfügung steht. Bevor Sie aber beginnen, eine lange und ungeordnete To-do-Liste abzuarbeiten, ist es sicherlich sinnvoll, sich zunächst Klarheit über die wichtigsten beruflichen und privaten Ziele zu verschaffen und diese auch schriftlich festzuhalten. So bleiben die formulierten Ziele auch im Alltag präsent, und es fällt leichter, anstehende Aufgaben zu priorisieren, das heißt nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit zu ordnen. In vielen Fällen setzen wir Prioritäten intuitiv und ohne langes Überlegen. Mit steigender Aufgabenmenge wird das bewusste Setzen aber immer wichtiger. Im Zeitmanagement gibt es daher verschiedene Methoden.

Die einfachste Methode zur Festlegung von Prioritäten ist eine Liste mit anfallenden Aufgaben zu erstellen und diese bereits nach Datum, Fälligkeit oder Wichtigkeit zu sortieren. So können Aufgaben nicht vergessen werden, und das Gedächtnis wird dauerhaft entlastet. Gleichzeitig sorgt das Abhaken der erledigten Aufgaben für regelmäßige Erfolgserlebnisse. Die einzelnen Aufgaben können zusätzlich mit Symbolen oder Farben versehen werden, um ihre Bedeutung zu kennzeichnen beispielswiese mit einem Kreuz oder durch rote Schrift. Oder Sie kennzeichnen die einzelnen Aufgaben mit den Buchstaben A, B und C. A-Aufgaben haben die höchste Priorität und müssen vorrangig erledigt werden. B-Aufgaben sind zwar wichtig aber nicht dringend und können deshalb auch später erledigt werden. C-Aufgaben sind weniger wichtig oder sogar unwichtig. Diese Aufgaben werden entweder delegiert oder völlig verworfen.

Planen Sie bereits zu Beginn der Woche Ihre wichtigsten Aufgaben und Termine für die kommende Woche. Tragen Sie bei Bedarf konkrete Termine für die Erledigung in den Terminkalender ein. Um den Kalender nicht zu voll zu packen und die wichtigsten Aktivitäten herauszufiltern, sind folgende Fragen hilfreich:

• Welche Aufgaben müssen unbedingt erledigt werden, damit ich am nächsten Wochenende sehr zufrieden auf die abgelaufene Woche zurückblicken kann?
• Welche Aufgaben leisten den wichtigsten Beitrag zur Erreichung der zuvor formulierten persönlichen Ziele?
• Wo drohen besonders negative Konsequenzen, wenn die Aufgabe nicht erledigt wird?