Prioritäten richtig setzen

Für die Festlegung täglicher Prioritäten können Sie jeden Abend die fünf wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag notieren und nach Wichtigkeit sortieren. Erst wenn die erste Aufgabe vollständig erledigt ist oder man nicht mehr weiterkommt, werden die folgenden Aufgaben in der festgelegten Reihenfolge bearbeitet. Unerledigte Aufgaben werden in die Liste des Folgetages übertragen und um neue Aufgaben ergänzt, bis wieder fünf Aufgaben auf der Liste stehen. Durch dieses Vorgehen wird sichergestellt, dass das Wichtigsten immer zuerst erledigt wird. Eine bewährte Kontrollfrage zur Konzentration auf die eigenen Prioritäten lautet: »Bringt mich das, was ich gerade tue, meinen Zielen und Prioritäten näher oder lenkt es mich ab?«

Außerdem sollte das Priorisieren von Aufgaben selbst eine hohe Priorität haben. Das bedeutet: Nehmen Sie sich täglich oder wöchentlich Zeit, um ihre Prioritäten zu setzen und zu überdenken, damit Sie Ihre Zeit immer möglichst sinnvoll einsetzen.

Wer zusätzlich langfristige Prioritäten definieren möchte, kann dazu eine getrennte Liste erstellen. Fragen Sie sich: »Was möchte ich im Laufe meines Lebens beruflich oder privat noch tun und erleben, bevor ich irgendwann zu alt dazu bin? Was muss passieren, damit ich später nicht sagen muss: Das wollte ich doch immer einmal tun, habe aber nie die Zeit oder den Mut dazu gefunden.« Notieren Sie Ihre Antworten und versuchen Sie, auch für diese Aktivitäten bereits einen konkreten Termin festzulegen.

Personen, die häufig durch unerwartete Ereignisse oder durch andere Personen von wichtigen Aufgaben abgelenkt werden, sollten im eigenen Interesse auch einmal »Nein« sagen, wenn sie um die Übernahme von Zusatzaufgaben oder um kleine Gefälligkeiten gebeten werden. Wenn Betroffene ihr »Nein« nachvollziehbar und auf nette Weise begründen, wird der Gesprächspartner in der Regel Verständnis dafür haben.

Für Aufgaben, die volle Konzentration erfordern, können Sie in Ihrem Team störungsfreie Zeiten vereinbaren. Außerdem: Wenn Sie für wichtige Aufgaben täglich die gleiche Uhrzeit nutzen, gewöhnt sich das Team schnell daran, dass Sie erst nach Ablauf dieser Zeit wieder zu sprechen sind.

Stressgeplagte sollten zudem ihren beruflichen und privaten Tagesablauf analysieren, um unnötige Zeitfresser aufzuspüren. Hilfreiche Fragen können dabei sein:

• Gibt es Tätigkeiten, die reduziert oder ganz weglassen werden können, ohne dass dies negative Konsequenzen hat?
• Gibt es Tätigkeiten, die sich zeitsparender durchführen lassen?
• Gibt es Tätigkeiten, die auch eine andere Person erledigen könnte?

Viele stellen dann fest, dass sie zu viel Zeit mit »Kleinkram« und »Nebensächlichkeiten« verbringen. In diesem Fall ist es sinnvoll, eine »Not-To-do-Liste« zu erstellen, das heißt eine Aufzählung von Aktivitäten, auf die künftig vollständig verzichtet werden kann, sowie Tätigkeiten, die von anderen Personen erledigt werden können. Auf diese Weise schaffen Sie sich zeitliche Freiräume für wirklich wichtige Aufgaben.