Umgang mit Ungemach

Analysieren Sie zunächst, wie häufig und wie stark Ihr Tagesablauf durch unvorhergesehene Aufgaben und Ereignisse beeinflusst wird. Notieren Sie eine Woche lang, welche Aufgaben und Ereignisse Ihnen unerwartet Zeit rauben und Ihren eigenen Tagesplan ins Wanken bringen. Im Berufsleben können das dringende Zusatzaufgaben sein oder die Bitte eines Kollegen um fachliche Unterstützung. Im privaten Bereich sind es vielleicht Überraschungsbesuche von Freunden zu einem Zeitpunkt, zu dem Sie eigentlich etwas anderes erledigen wollten oder ausufernde Telefonate mit Verwandten, die ihre privaten oder beruflichen Probleme ausführlich mit Ihnen besprechen möchten.

Fragen Sie sich dann, welche Ereignisse Sie mit etwas Weitsicht hätten vorhersehen können. Wenn es immer wieder dieselben oder ähnliche Ereignisse sind, die Ihnen unerwartet die Zeit rauben, dann lassen sich diese Ereignisse vielleicht durch geeignete Maßnahmen zukünftig entweder vermeiden oder zumindest reduzieren. Die zeitraubende »Kannst-Du-mir-mal-helfen-Bitte« von Kollegen oder den kurzfristig angekündigten Besuch von Freunden können Sie mit einer netten und plausiblen Begründung auch einmal ablehnen oder dafür einen anderen Zeitpunkt vorschlagen. Prüfen Sie durch einen abendlichen Tagesrückblick, ob es derartige Situationen gibt und überlegen Sie, wie Sie zukünftig darauf reagieren können, damit diese nicht weiterhin zum unerwarteten Zeitfresser werden.

Trotz vorausschauender Überlegungen und guter Planung wird es immer wieder unvorhersehbare Ereignisse geben. Verplanen Sie daher nicht den gesamten Tag für eigene Aufgaben, sondern lassen Sie in Ihrem Tagesplan einen Puffer für unvorhergesehene Ereignisse. Wie viel Sie benötigen, hängt natürlich stark von Ihrer beruflichen und privaten Lebenssituation ab. Häufig passt die Faustregel, nur etwa 60  Prozent der verfügbaren Zeit fest zu verplanen und 40 Prozent für kleinere Aufgaben und für unerwartete Ereignisse frei zu lassen. Bei Bedarf können Sie in Ihrem Tages- oder Wochenplan auch feste Zeiten für unerwartete Aufgaben blocken. Sie brauchen auf diese Aufgaben dann nicht mehr sofort zu reagieren und ursprünglich geplante Aufgaben zurückstellen, sondern Sie erledigen alle unerwarteten Aufgaben im dafür bereits vorgesehen Zeitfenster.

Beispiel: Jemand bitte Sie unerwartet um Unterstützung. Sie können dann sofort den dafür vorgesehenen Zeitraum anbieten, ohne Ihren geplanten Tagesablauf ändern zu müssen. Auf diese Weise rauben Ihnen unerwartete Aufgaben nie mehr die Zeit, die Sie eigentlich bereits anderweitig verplant hatten und Sie bestimmen trotz unerwarteter Aufgaben immer selbst über Ihre Zeit. Und wenn Sie den reservierten Puffer nicht benötigen, können Sie diese Zeit für andere Tätigkeiten nutzen. Verwenden Sie aber nicht Ihre Pausenzeiten oder den Feierabend als Puffer. Wenn Sie immer wieder Ihre Pausen für Unerwartetes missbrauchen, dann haben Sie bald keine Regenerationsphasen mehr.

Zeit für nicht Vorherzusehendes ist auch sinnvoll, wenn Sie bei selbst geplanten Tätigkeiten immer wieder feststellen, dass diese Tätigkeiten oft länger dauern als erwartet. Machen Sie in diesem Fall einen »Sicherheitszuschlag« auf die voraussichtliche Bearbeitungszeit. Versuchen Sie aber trotzdem, die Aufgabe in der vorgesehenen Zeit zu erledigen und betrachten Sie den Sicherheitszuschlag nur als »Notfallreserve«. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass die »Reservezeit« als Zugabe zur eigentlichen Bearbeitungszeit wird und sich die Bearbeitungszeit verlängert.

Vielleicht haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht, dass viele Tätigkeiten so lange dauern wie Zeit zur Verfügung steht und dass diese Arbeiten dann oft erst kurz vor dem Fälligkeitstermin fertiggestellt werden. Gewissenhafte und perfektionistische Menschen sind besonders anfällig für diesen Effekt, weil sie mit ihrem Arbeitsergebnis nie ganz zufrieden sind und »bis zur letzten Minute« an einer Aufgabe arbeiten. Versuchen Sie daher, die Aufgabe in der ursprünglich geplanten Zeit zu erledigen und die Pufferzeit möglichst nicht in Anspruch zu nehmen. Belohnen Sie sich für das Einhalten der geplanten Zeit, indem Sie nicht benötigte Pufferzeiten für angenehme Tätigkeiten nutzen.