Effizienter arbeiten

Die Begriffe Effizienz und Effektivität werden häufig verwechselt oder sogar als Synonym verwendet. Beide Begriffe haben jedoch eine völlig unterschiedliche Bedeutung. Effektiv sind alle Maßnahmen, die grundsätzlich geeignet sind, ein gewünschtes Ziel oder Ergebnis zu erreichen. Effizient ist eine Maßnahme, die das Ziel oder Ergebnis mit möglichst geringem Aufwand erreicht. Wenn man von Hamburg nach Hannover reisen möchte, ist es effektiv, zu Fuß zu gehen, weil man auf diese Weise sein Reiseziel erreichen kann. Effizienter ist es allerdings, mit dem Auto zu fahren, da das Ziel in diesem Fall mit deutlich geringerem Zeitaufwand erreicht wird. Mit den folgenden Maßnahmen können Sie ihre Arbeitszeit zukünftig noch besser nutzen und mit weniger Aufwand dasselbe erreichen oder sogar noch bessere Ergebnisse erzielen. Wählen Sie diejenigen Vorschläge aus, die am besten zu Ihrer persönlichen Situation passen.

Formulieren Sie zu Beginn jedes Tages Ihre wichtigsten Aufgaben, damit Sie die verfügbare Zeit vorrangig für diese Aktivitäten verwenden und nicht von Nebensächlichkeiten abgelenkt werden. Erledigen Sie die wichtigsten Tagesaufgaben möglichst immer zuerst. Je mehr Tageszeit vergeht, desto größer wird das Risiko, dass unerwartete Ereignisse eintreten und geplante Aufgaben dadurch nicht mehr erledigt werden können.

Stellen Sie ihre derzeitige Arbeitsweise einmal bewusst und selbstkritisch auf den Prüfstand, statt weiterhin nach dem Motto »Haben wir schon immer so gemacht!« zu arbeiten. Fragen Sie sich: »Ist das wirklich der schnellste und einfachste Weg, diese Tätigkeit in guter Qualität zu erledigen, oder gibt es eine effizientere Vorgehensweise?« Vielleicht lassen sich Arbeitsschritte zusammenfassen oder vereinfachen und auf diese Weise Bearbeitungszeiten reduzieren. Bei der Verbesserung von Arbeitsabläufen sind Checklisten oft ein sinnvolles Hilfsmittel. Hier kann der rationellste Arbeitsablauf beschrieben werden. Dadurch vergisst man keinen Arbeitsschritt, die Fehlerquote verringert sich und ein zeitaufwendiges »Nachbessern« von Fehlern entfällt. Durch Qualitätsmanagementsysteme sind in Apotheken zwar bereits viele Checklisten vorhanden. Dennoch kann es im Einzelfall sinnvoll sein, individuelle Checklisten für den eigenen Arbeitsplatz zu erstellen, die bei Bedarf sofort griffbereit sind.