Faire Einsatzplanung in der Apotheke

Jeder Mitarbeiter wünscht sich, dass seine individuellen Wünsche bei der monatlichen Planung der Arbeitszeiten möglichst vollständig berücksichtigt werden. Gleichzeitig muss die Apothekenleitung sicherstellen, dass der Betrieb jederzeit störungsfrei läuft. Konkret bedeutet dies, dass zu kundenstarken Zeiten stets genügend Mitarbeiter in der Apotheke sind und zugleich »Überbesetzungen« und »Leerläufe« in umsatzschwachen Zeiten vermieden werden. Daher sollte die tägliche und wöchentliche Kundenfrequenz bei der Einsatzplanung als ein wichtiger Faktor berücksichtigt werden.

Aufschluss darüber, wann wie viele Mitarbeiter mindestens anwesend sein sollten, bringt eine systematische Analyse der Kundenfrequenz. Sie stellt die durchschnittliche Kundenzahl im Tages- und Wochenverlauf fest. Anhand dieser Ergebnisse lässt sich dann ein Plan erstellen, aus dem die erforderliche Mindestbesetzung ersichtlich ist. Ein Beobachtungszeitraum zwischen drei bis sechs Monaten gilt als aussagekräftig. Außerdem: Typische saisonale Schwankungen zu regionalen Feiertagen wie zu Ostern beziehungsweise Weihnachten oder das »Sommerloch« sollten bei Bedarf zusätzlich berücksichtigt werden.

Der Großteil der Urlaubsplanung sollte so früh wie möglich erfolgen. Es empfiehlt sich, dass alle Mitarbeiter spätestens zum Jahresende ihre Urlaubswünsche für das Folgejahr äußern beispielsweise durch Abgabe eines »Urlaubszettels« oder durch Eintragung in einen Urlaubsplan. Es muss nicht zwingend der gesamte Urlaub eingetragen werden, damit noch etwas Spielraum für spontane Urlaubstage verbleibt. Anhand der Wünsche kann dann ein konkreter Plan erstellt werden.

Wichtig: Rechtlich gesehen kann der Arbeitnehmer eine vorläufige Urlaubsplanung verlangen. Aber Grundlage ist immer noch das Bundesurlaubsgesetz. Das gilt auch für Apotheken. Darin ist unter anderem geregelt, dass »bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen sind, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen«.