Für Einsteiger

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So kann KI im Alltag helfen

Sei es etwa zur Vorbereitung auf schwierige Gespräche, bei einem Problem mit der Kollegin oder dem schwierigen Kunden: KI-Tools können in vielen Situationen hilfreiche Tipps liefern. Dazu kommt: Sobald man eine Situation oder ein Problem genau aufschreibt, sortieren sich die Gedanken oft schon ganz von selbst.

Das sollten Sie dabei immer beachten: Bevor Sie KI-Tools im Arbeitsalltag einsetzen, klären Sie mit der Apothekenleitung, ob und wenn ja, welche Tools in Ihrer Apotheke zugelassen sind – das ist von Apotheke zu Apotheke unterschiedlich. Selbstverständlich sollten alle Fragen und Angaben für die KI anonym sein – persönliche Daten, Namen und alles, was Rückschlüsse auf reale Personen zulässt, gehören nicht in den KI-Prompt.

• Sie brauchen den nächsten Samstag frei und möchten mit Ihrer Kollegin den Dienst wechseln, wissen aber nicht recht, wie Sie fragen sollen. Dann schreiben Sie genau das und schauen Sie, was Sie für eine Antwort bekommen. Sie sind noch nicht zufrieden mit der Antwort? Dadurch wird oftmals klar, welche Informationen noch fehlen und was beim Ansprechen dieses, für Sie großen Anliegens wichtig ist. Sie können also beispielsweise schreiben: »Bitte beachte, dass ich sehr wertschätzend fragen möchte und formuliere mir drei Beispiele dafür. Bitte überlege dir, wie ich das der Kollegin danken und dies zum Ausdruck bringen kann.«
• Sie haben oft mit einer schwierigen Kundin zu tun, die Sie immer wieder vorführt. Welche Formulierungen helfen Ihnen in einer solchen Situation dabei, weiter professionell zu bleiben und gleichzeitig Grenzen zu setzen? Beschreiben Sie der KI die konkrete Situation – klar, ohne echte Namen – und bitten Sie um Formulierungshilfen für verschiedene Eskalationsstufen.
• Sie haben einen Kunden am Telefon, der immer wieder sehr viel redet und Ihre Zeit bindet? Beschreiben Sie der KI genau, wie der Kunde das macht und bitten Sie die KI um fünf Formulierungen, um ihn freundlich unterbrechen und das Gespräch beenden zu können. Ihnen gefällt eine Formulierung, aber sie passt noch nicht zu 100 Prozent? Dann sagen Sie der KI genau das: »Formulierung 3 gefällt mir schon ganz gut, aber mir fehlt dabei …« Beschreiben Sie so genau wie möglich, was Sie möchten. Auch Kurzbefehle wie »Mach es frischer« oder »Mach es seriöser«, »Mach es kürzer«, »Sei bitte etwas freundlicher« sind möglich.

1. Schützen Sie Daten: Nennen Sie niemals Namen und personenbezogene Daten von Kunden oder Kollegen oder konkrete Informationen, die Rückschlüsse auf Personen zulassen. Arbeiten Sie zum Beispiel mit »Kollegin A« oder »Patient mit Diabetes und Bluthochdruck«.
2. Seien Sie konkret: Je genauer Sie eine Situation beschreiben, desto besser die Antwort. Statt »Hilf mir mit einem Kunden« besser: »Ich habe einen Kunden, der regelmäßig fünf Minuten vor Ladenschluss kommt und eine sehr ausführliche Beratung erwartet. Was kann ich tun?«
3. Nutzen Sie die Nachfrage-Funktion: Wenn die Antwort nicht passt, sagen Sie es! »Das ist mir zu förmlich« oder »Kannst du das noch präziser machen?« Die KI entwickelt ihre Antworten weiter.
4. Arbeiten Sie interaktiv: Der erste Vorschlag ist selten perfekt. Verfeinern Sie schrittweise: »Gut, aber kürzer«, »Jetzt noch eine Spur freundlicher«, »Perfekt, jetzt noch zwei Alternativen dazu.«
5. Üben Sie verschiedene Szenarien: Lassen Sie sich für dieselbe Situation mehrere Lösungsansätze geben. So erweitern Sie Ihr Repertoire und finden Ihren eigenen Stil.
6. Perspektivwechsel: Fragen Sie die KI: »Wie könnte meine Kollegin die Situation sehen?« oder »Was könnte der Kunde dabei gedacht haben?« Das hilft, das Gegenüber bei Konflikten besser zu verstehen.
7. Erstellen Sie persönliche Vorlagen: Wenn Sie eine gute Formulierung gefunden haben, speichern Sie diese ab. Bauen Sie sich so eine eigene Sammlung für typische Situationen auf.
8. Reflektieren Sie nach Gesprächen: Beschreiben Sie nach schwierigen Situationen, wie es gelaufen ist. Die KI kann dabei helfen, zu analysieren, was gut war und was Sie beim nächsten Mal anders machen könnten.
9. Sie können auch die Sprachfunktion nutzen: Klicken Sie dafür auf das das Mikrofon-Symbol.
10. Bleiben Sie authentisch: Übernehmen Sie Formulierungen nicht 1:1, wenn sie nicht zu Ihnen passen. Verändern Sie sie so, dass sie ihrem Kommunikationsstil entsprechen. Die KI gibt Impulse, Sie bleiben Sie selbst.

• Niemals Namen von Kunden, Kollegen oder Ärzten nennen
• Keine Adressen, Telefonnummern oder andere identifizierende Daten
• Arbeiten Sie mit Anonymisierungen: »Kunde mittleren Alters«, »Kollegin aus der Frühschicht«

• KI ersetzt nicht Ihr Fachwissen und Ihre Ausbildung; die Verantwortung liegt immer beim Fachpersonal
• Prüfen Sie fachliche Informationen immer mit verlässlichen Quellen
• Bei allen fachlichen Fragen: Nur zur Vorbereitung nutzen, finale Prüfung durch Fachpersonal
• Achtung: Etwa bei Leitlinien oder Zulassungen ist die KI oftmals nicht auf dem aktuellen Stand

• KI kann »halluzinieren«, also falsche Informationen selbstbewusst präsentieren
• Antworten sollten Sie immer hinterfragen
• Verwenden Sie die KI als Denkpartner, nicht als Orakel

• Wenn Sie KI-generierte Texte nach außen verwenden (zum Beispiel Newsletter), sollten Sie dies transparent machen

Wichtig: Die KI hilft uns im Alltag, aber sie ersetzt unsere Expertise und Arbeitskraft nicht. Sie macht das Leben an einigen Stellen leichter, das kann man für sich nutzen. Gerade im oft stressigen Apothekenalltag kann ein digitaler Kommunikationspartner, der immer verfügbar ist und geduldig zuhört, eine wertvolle Unterstützung sein. Probieren Sie es aus – Schritt für Schritt. Sie werden überrascht sein, wie vielseitig die Einsatzmöglichkeiten sind und wie sehr Sie davon profitieren können, ohne dass die wichtige menschliche Komponente Ihrer Arbeit verloren geht.