 |  | Verena Schmidt |
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16.09.2026 16:15 Uhr |
Qendresa Halimi ist selbst PKA und Apothekentrainerin. Gutes Zeitmanagement bedeutet für sie nicht, dass mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigt werden. / © PZ/Verena Schmidt
In ihrer Arbeit als Apothekenmanagerin hört Halimi häufig den Satz: »Dafür haben wir keine Zeit!« – egal, ob es etwa um Lagerpflege oder bestimmte Prozesse geht oder darum, Dinge zu verändern oder etwas vernünftig zu Ende zu bringen. Alle haben viel zu tun, das müsse aber nicht bedeuten, dass alle immer schneller arbeiten müssten, so Halimi. »An bestimmten Stellen können wir aber mehr Struktur reinbringen.«
Ständig beschäftigt zu sein, bedeutet nicht, produktiv zu arbeiten, so Halimi. Oftmals gehe über den Tag viel Zeit verloren, etwa beim ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben. »Das kostet viel Energie und Zeit, und Zeit ist letztendlich Geld«, sagte Halimi. Zu den großen Zeitfressern im Backoffice zähle auch oft das Suchen bestimmter Dinge oder kleiner Aufgaben, die »nur mal eben schnell« nebenbei erledigt würden. Die wichtigen Aufgaben blieben dann oft liegen.
»Gutes Zeitmanagement beginnt aber nicht damit, noch mehr Aufgaben in den Tag zu quetschen, sondern zu erkennen, was mich jeden Tag so viel Zeit kostet«, betonte die Trainerin. Den ganzen Tag durchzuplanen, das funktioniere meistens nicht. »Die Apotheke ist kein Ort, wo man morgens weiß, was abends passiert«, betonte sie. Vielmehr seien Zeitpuffer im Tagesplan wichtig.
Ebenfalls wichtig ist Klarheit – PKA sollten nicht jede Minute verplanen, sondern das, was wichtig ist. »Eine lange To-do-Liste macht noch keinen guten Arbeitstag. Klarheit schon«, sagte Halimi. Sie riet dazu, sich morgens bewusst zu machen:
Wichtig sei auch, Ruhe zu schaffen. Ein- bis zweimal pro Tag sollte man sich Zeitfenster von etwa 45 Minuten nehmen, in denen man wichtige Dinge abarbeiten kann. Auch sollte man überlegen: Welche Aufgaben kann man bündeln? Was passt gut zusammen? Für wiederkehrende Aufgaben sollte man Strukturen schaffen und diese auch im Team kommunizieren. Auch Verantwortlichkeiten klar zu benennen, sei wichtig: Wer ist für was verantwortlich? Wer macht was? Das schaffe Ruhe im Kopf, betonte Halimi.
Was können PKA nun ab morgen anders machen? Halimi riet dazu, Aufgaben raus aus dem Kopf zu bekommen. »Man muss sich nicht alles merken, viele Dinge kann man aufschreiben.« Prioritäten sollte man sichtbar machen, also überlegen: Was ist wann zu planen? Was hat Priorität? Wiederkehrendes sollte man strukturieren, dabei dürfe man aber durchaus Dinge auch hinterfragen. »Nicht alles, was schon ewig so gemacht wird, ist effizient.« Veränderung sei oft sinnvoll und notwendig. »Ein gutes Backoffice denkt mit, auch für das Team«, schloss Halimi.
